К какому виду документов относится приказ
К какой группе документов относится приказ?
Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > и пример приказа по основной деятельности: оформление и хранение
В процессе своей деятельности любое предприятие активно использует приказы. Надо следить за тем, чтобы их оформление соответствовало нормам делопроизводства.
При этом приказы относятся к документам, которыми оформляют любое решение с нормативно-распорядительным характером.
На начальников структурных подразделений возлагается ответственность за грамотную подготовку документов. Оформление – ответственность кадровой службы.
Что это за документы?
Это часть укрупненной группы документально оформленных приказов, оформляемых внутри хозяйственного предприятия. Приказы имеют общую группировку:
Составление приказов
- ПАД (на деятельность административно-хозяйственного плана).
- ПЛС (по личному составу)
- ПОД – обозначение основной деятельности.
Это общепринятая для современного делопроизводства градация, но многим бывает сложно провести границу между разными направлениями работы в той или иной компании. Потому нужно привести хотя бы краткую характеристику по каждой из существующих групп. Тогда будет легче принять решение о том, какие бумаги и когда используются:
- ПЛС – это приказы, которые прямо привязаны к личному составу. Обычно в документах данной группы сообщают о приеме или увольнении, перемещении сотрудников, отпусках и стимулирующих выплатах, дисциплинарных взысканиях, командировках.
- ПАД – это административные решения, которые связаны с решением вопросов об эксплуатации имущества, обеспечении транспортом, связи внутри и так далее.
- ПОД – так обозначаются другие документы, не имеющие отношения к первым двум разновидностям.
Какие именно приказы относятся к основной деятельности?
Последняя группа, обозначаемая как ПОД, может быть самой обширной и непредсказуемой. Она иногда затрагивает буквально все аспекты деятельности того или иного предприятия. Можно выделить группы, ставшие основными:
- информационные
- обеспечительного характера
- финансовые
- для составления отчетов
- при осуществлении надзора
- организационного содержания
- нормативные
- структурные
Можно привести лишь общие примеры, на что именно опираться при классификации документов:
Приказы финансовой деятельности
- Принятие регламента, который связан с проведением конкурса на замещение вакантных должностей, постановкой на воинский учет, с комплексом мероприятий по гражданской обороне, охраны труда и так далее.
- Установление режима работы организации, порядок его изменения.
- Определение политики в научно-технической сфере.
- Организация политики в направлении финансов.
- Описание контроля за текущей деятельностью.
- Утверждение планов по дальнейшему развитию.
- Создание органов консультативного, методического и экспертного, научного, контрольного, совещательного характера.
- Организация новых филиалов и представительств, либо упразднение уже существующих структур.
- Определение штатного расписания, внесение изменений в него.
- Введение и утверждение, а также изменение локальной документации.
- Определение структурных составляющих.
Специалисты структурных подразделений обычно отвечают за составление проектов приказов. Ведь сам руководитель не может следить буквально за всем, что происходит на предприятии. Служба делопроизводства должна следить за тем, чтобы все было оформлено правильно.
Перед тем, как любой приказ принимают, его официально согласовывают с вышестоящими должностными лицами либо руководителями в структурных подразделениях. Если в этом процессе вносятся изменения, то согласование проводится еще раз, с нуля. В этом нет необходимости, только если корректировки незначительны.
Важные реквизиты
Большинство приказов оформляются по единым, унифицированным требованиям. Потому на обычном фирменном бланке их писать не рекомендуется. Следующие реквизиты стали обязательными для всех:
Подписание
- подпись руководителя
- основная часть
- заголовок
- название города и адрес, по которому документ был издан
- номер регистрации. Обязательно упоминание специального кода для обозначения основной деятельности
- дата составления
- название разновидности самого документа
- наименование организации. Реквизиты при этом не требуются, они не нужны ни в одном внутреннем документе
Заголовок не просто относится к обязательным реквизитам документа, он в кратком виде отражает содержание. Главное при формулировке – быть максимально четкими. Нужно точно написать, о чем будет дальнейший текст. Именно заголовок должен найти отражение в учетной записи внутри специального журнала.
Далее идет основная часть с двумя отрывками: констатирующим и распорядительным.
Констатируем факты
Одного желания руководителя не достаточно для того, чтобы приступить к оформлению приказов. Распоряжения должны иметь цели, обоснования:
Приказы
- При выпуске новых нормативных актов цель распоряжения – соблюдение законодательных установок. Тогда часть с констатацией фактов должна быть посвящена тому, в связи с каким документом выпускается приказ.
- Допустимо наличие ссылок на предыдущие распоряжения, если именно они стали основой для нового. Тогда документ издается, чтобы продолжить соблюдение тех или иных правил.
- Если же никаких основ нет, то цель упоминается отдельным предложением.
Иногда случается и так, что констатирующая часть отсутствует. Например, когда всем и так понятно, что и зачем утверждается.
Часть с самим распоряжением
Первый элемент распорядительной части – слово «приказываю». Главное – написать его вразрядку, неважно, прописными или строчными буквами. После этого переходят к самой сути распоряжений.
Если приказ сложный, то часть с распоряжением может включать сразу несколько пунктов. В каждом из них описываются конкретные задания для выполнения. Есть принципы, на основе которых выделяются главные пункты:
Виды приказов
- Задача дается одна, но она разделяется на несколько распоряжений.
- Приказ выполняется поэтапно. Например, сначала собирается комиссия из нескольких должностных лиц, а потом ее направляют на объект, чтобы выполнять конкретные функции.
- У каждого задания могут быть свои промежуточные сроки выполнения.
Если отдельный пункт связан с конкретным исполнителем – прописывается должность и фамилия, а также инициалы. Но в качестве исполнителей иногда выступают целые подразделения. Тогда допустимо ограничиваться только их наименованием.
В каждом пункте – одно задание, с конкретным сроком выполнения. Важна ясность и четкость поставленных целей.
О регистрации и хранении документа
Приказ вступает в силу сразу после того, как он подписан. Если только в самом документе не написано о других условиях. Но необходимо выполнить еще несколько действий, вне зависимости от того, как проходит оформление:
Регистрация приказов
- Регистрация. Для этого в специальный журнал вносят номер вместе с датой, названием и кратким содержанием документа. Обязательно наличия сведений о том, куда передан документ, и о том, кто его подписывал. За регистрацию отвечают секретари либо другие сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.
- Ознакомление с содержанием приказа исполнителей, которые отдельно указаны в тексте. При необходимости ставится их подпись.
- Хранение. Обычно ставится указание «постоянно».
Главное – чтобы на предприятии назначили человека, ответственного за хранение документации, расположение ее внутри архива. Журналы – это специальные книги, которые ведутся до тех пор, пока не будут заполнены полностью. После заполнения документы просто подшиваются, а затем помещаются в архив.
Сколько действуют приказы?
Каждый конкретный акт требует определения точного срока действия. Только в этом случае возможна правильная организация самого хранения документации. Приказы по основной деятельности действуют с момента подписания, либо с даты, указанной в самом приказе. Есть всего два случая, когда действие документа может быть прекращено:
- Отмена другим распоряжением
- Истечение срока, указанного в самом приказе
Согласно сложившейся для делопроизводства традиции, раз в 3-5 лет проверяют актуальность приказов. Считается, что этого времени хватает для того, чтобы изменились основные показатели предприятия.
К данному вопросу рекомендуется привлечь юридический отдел, если организация достаточно большая.
О нумерации и некоторых особенностях
Приказы часто делятся на подгруппы в зависимости от тематики. Но такое решение далеко не всегда признается удобным, ведь регистрационные номера присваиваются документам в зависимости от порядка, в котором они поступают на учет. Буквенные индексы к порядковым номерам не добавляются, но возможен и такой вариант, если внутренняя организация это позволяет.
На должностное лицо могут накладывать дисциплинарную ответственность, если нарушаются правила либо сроки хранения. Главное – чтобы в должностных инструкциях было четко прописано, какой сотрудник за хранение какой документации отвечает.
Источник: https://thlshop.com/k-kakoy-gruppe-dokumentov-otnositsya-prikaz/
Система распорядительных документов компаний #делопроизводство #РЎРР” #ECMJ
В систему распорядительных документов входят не только приказы.
Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания.
Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.
Р р°сѓрїрѕсђсџрґрёс‚рµр»сњрѕр°сџ рґрѕрєсѓрјрµрѕс‚р°с†рёсџ
В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.
Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).
Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. �сточник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВН��ДАД, М., 2014).
Постановление
Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.
Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.
Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).
Решение
Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.�сполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).
Приказ
Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов.
Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).
Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».
Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:
● передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);
● РїСЂРё передаче строго оговаривается СЃСЂРѕРє действия полномочий Рё то, какие РІРёРґС‹ приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.
Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Различают следующие виды приказов:
● РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности;
● РїРѕ административно-хозяйственной деятельности (РђРҐР”);
● РїРѕ личному составу.
Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.
Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:
● соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;
● эксплуатации зданий Рё помещений;
● транспортного обслуживания, внутренней СЃРІСЏР·Рё;
● обеспечения безопасности организации.Приводить пример приказа РјС‹ РЅРµ будем: РІ каждой организации РёС… достаточное количество.
Распоряжение
Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации для ФО�В; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).
Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).
Указание
Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров.
Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.
Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).
Коллегиальные органы
Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.
Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.
В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.
Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы:
● Коллегиальные органы управления, как следует РёР· названия, управляют организацией РЅР° высшем СѓСЂРѕРІРЅРµ: собрание акционеров, собрание учредителей общества Рё С‚.Рї.
Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.
Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.
● Р�сполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Рто может быть, например, совет директоров, РІ который РІС…РѕРґСЏС‚ РІСЃРµ топ-менеджеры.
В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.
● Совещательные коллегиальные органы действуют РїСЂРё руководителе организации. Рто всевозможные РєРѕРјРёСЃСЃРёРё Рё коллегии.
Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.Яркий пример из области делопроизводства – экспертная комиссия, постоянно действующая в организации.
В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.
8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы – постановления и решения.
Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Sistema-rasporjaditelnykh-dokumentov-kompanijj.aspx
К какой группе документов относится приказ — сиз, нормы, инструкции
Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > и пример приказа по основной деятельности: оформление и хранение
В процессе своей деятельности любое предприятие активно использует приказы. Надо следить за тем, чтобы их оформление соответствовало нормам делопроизводства.
При этом приказы относятся к документам, которыми оформляют любое решение с нормативно-распорядительным характером.
На начальников структурных подразделений возлагается ответственность за грамотную подготовку документов. Оформление – ответственность кадровой службы.
Приказы по основной деятельности организации
Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
https://www.youtube.com/watch?v=Hz508N7rENs
Перечень приказов по основной деятельности (примеры)
Нумерация приказов по основной деятельности предприятия
Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности
Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)
Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов
Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.
Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).
Источник: http://rossiz.ru/k-kakoy-gruppe-dokumentov-otnositsya-prikaz/
Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.
Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.
Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.
Какие виды приказа по основной деятельности бывают
Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.
Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.
Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.
По цели издания приказы бывают:
- инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
- исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.
По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
- структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
- разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
- создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
- финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
- вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
- работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
- вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.
Как правильно оформить приказ
Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.
Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:
- эмблема или логотип – если есть;
- название организации.
Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
- вид документа;
- место составления или издания.
Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
- дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится.
Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
- регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
- заголовок к тексту.
Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
- текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ.
В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
- подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию.
При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.
В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).
В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.
Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
- Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
- Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
- Ограничение доступа.
- Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.
Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.
Как составить шаблон приказа в MS Word
Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.
Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.
В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.
Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.
4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.
Количество показов: 2291
Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/