Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Содержание

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы. При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам.

Так, бланк должен содержать:

  1. Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
  2. Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
  3. Подпись сотрудника.
  4. Номер документа и дату его составления;
  5. ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
  6. Название, фактический и юридический адреса организации;
  7. Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
  8. Подпись работодателя;

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи.

Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения. Важно: таким образом, оформлять приказ необходимо в любой ситуации, даже если директор — единственный сотрудник компании и он должен на себя возложить эту обязанность.

Он издает приказ, в котором указывает, что принимает на себя функции ведения трудовых книжек.

Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками. В небольшой организации этого отдела может не быть.

Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо. Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа.

В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор.

Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками.

Приказы в отношении трудовых книжек

Особое внимание уделяется оформлению . Убедитесь, что запись сделана в точном соответствии с п.п.5.1-5.6 «Инструкции», а именно:

  1. основание увольнения совпадает с причиной, отраженной в приказе, корректно сформулировано и указано со ссылкой на нужную статью, часть и пункт ТК РФ;
  2. пронумерована арабскими цифрами по принципу сплошной нумерации;
  3. в графу 4 вписаны реквизиты приказа об увольнении (дата, номер).
  4. указана точная дата увольнения, совпадающая с датой в приказе;

Для изменения или дополнения указанных на первой странице личных данных работника (фамилии, имени, квалификационного уровня) приказ не нужен — основанием служит паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, документ о смене имени, фамилии или отчества.

Ответственный за ведение трудовой книжки

Ответственный за сотрудник назначается приказом руководителя предприятия, в котором указываются его фамилия, имя, отчество и должность.

В приказе так же уточняется, какая именно ответственность возлагается на человека за допущение определенной ошибки в процессе обслуживания трудовых книжек коллег.

Сам сотрудник, на которого упала ответственность за ведение трудовых книжек, обязан четко следовать порядкам, прописанным в Законодательстве, и хранить трудовые книги в соответствующих условиях.

Если же он не согласен с тем фактом, что работодатель выбрал именно данного сотрудника на роль ответственного за документы лица, то все уточнения необходимо обговаривать заранее и до составления приказа. Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек сотрудника должен содержать следующую информацию:

  1. в шапке документа указывается цель написания бланка (назначение ответственного за учет и хранение книжек);
  2. назначить ответственного за контроль соблюдения приказа.
  3. далее, прописать того, кто сможет выполнять обязанности ответственного за трудовые книжки лица, если тот отправился в отпуск, временно утратил трудоспособность или отсутствует на рабочем месте по другим уважительным причинам;
  4. в содержании, ссылаясь на порядки, прописанные в Трудовом Кодексе РФ, указать непосредственного ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек работника;

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Вы здесь Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче.

В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба.

Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников.

Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

№225 Приказываю:

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки}
  • отпуска}
  • временной нетрудоспособности}
  • увольнения}
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек.

Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
  4. Проверить запас бланков}
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении.

Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Рубрика: Ключевые слова: 2014-10-17 15:55 пользователем OP

Можно ли не издавать приказ о назначении ответственного за учет трудовых книжек, если эта обязанность прописана в должностной инструкции?

Можно ли не издавать приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет трудовых книжек, если эта обязанность прямо прописана в должностной инструкции сотрудника?

Там про это нет. Есть только о том, что согласно п. 45 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, должен быть приказ о назначении ответственного. А если есть должностная инструкция с этой обязанностью?

Все равно приказ? Ответ на вопрос: Приказ нужен в любом случае. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите руководителя организации в свободной форме (п.

45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет . Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст.

8, 57, 72 ТК РФ). В противном случае при проверке это может быть вынесено как нарушение, несмотря на наличие данной обязанности в должностной инструкции работника. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек И.И. Шкловец В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров.

В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица.

Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет .

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел.

При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего.

Шкловец Нет, не нужно. Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст.

8, 57, 72 ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова, эксперт Системы Кадры

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.

В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение документа.

Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике фирмы.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила.

Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек.

В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя. Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован.

Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц. Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа. Если поручить данный

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: образец, акт приема передачи, доверенность на покупку

В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г.

№ 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа. Пример: Объявить: Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. УСОРД.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 2,1 кб Общество с ограниченной ответственностью «Ключ» ПРИКАЗ 30.08.2011 N 94-к г.

Источник: http://konsalt74.ru/obrazec-prikaza-otvetstvennyj-za-vedenie-trudovyh-knizhek-67731/

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/5_2019/otvetstvennye_za_delopr/

Приказ о назначении ответственного за кадровое дело

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Предлагаем ознакомиться:  Норма закона о прописке в садовом доме

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

https://www..com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Внимание!После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Источник: https://lombard247.ru/prikaz-naznachenii-otvetstvennogo-kadrovoe-delo/

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка – один из важнейших документов, необходимых для трудоустройства каждого человека.

В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и стаже сотрудника, а также о причинах его увольнения с предыдущих мест работы.

Она же является обязательным условием, дающим ему право претендовать на пенсионные выплаты. Именно поэтому к ведению данного документа необходимо относиться с особым вниманием.

Согласно Постановлению правительства РФ № 225, все бланки и вкладыши трудовой должны храниться в организации по основному месту работы ее владельца. При этом они представляют собой документы строгой отчетности.

Именно поэтому, как правило, за них отвечает уполномоченное лицо – инспектор по кадрам, начальник кадрового отдела или бухгалтер.

В данной статье мы расскажем, как правильно назначить сотрудника, ответственного за ведение книжек, а также рассмотрим, что будет входить в его прямые обязанности.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство.

В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек  своих подчиненных.

Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

  • Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
  • Договориться с работником о размере оплаты;
  • Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
  • Издать приказ о назначении на должность;
  • Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
  • Внести сведения в личную карточку работника;
  • Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.

Согласие будущего сотрудника в обязательном порядке должно быть оформлено в виде письменного заявления.

Более того, перевод подчиненного на новую должность должен осуществляться как по инициативе руководителя, так и по желанию самого сотрудника.

Это нужно для того, чтобы должностное лицо понимало, какую ответственность возлагает на нее работодатель. К примеру,  сотрудник кадрового отдела имеет обязанность по ведению важной документации, а также несет материальную ответственность.

Образец составления

Чтобы наладить работу компании и установить четкий порядок работы, важно разграничить зоны ответственности всех сотрудников, не нарушая при этом трудового законодательства.

Именно поэтому руководителю организации необходимо составить приказ о назначении должностного лица. Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы.

При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам. Так, бланк должен содержать:

  • Название, фактический и юридический адреса организации;
  • Номер документа и дату его составления;
  • ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
  • Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
  • Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
  • Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
  • Подпись работодателя;
  • Подпись сотрудника.

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи. Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом.

В случае отказа сотрудника следует составить соответствующий акт о нежелании подчиненного ознакомиться с приказом. Что касается срока действия приказа, то он длится на протяжении всего периода работы сотрудника на данной должности.

Издавать новый приказ следует лишь по одной причине – при передаче обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых другому должностному лицу.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании.  К его должностным обязанностям обычно относят:

  • Внесение записей в трудовые книжки сотрудников;
  • Обеспечение учета и хранения книжек;
  • Прием, перевод и увольнение сотрудников;
  • Представление работников к поощрениям и дисциплинарным взысканиям;
  • Учет личного состава компании;
  • Подготовка необходимого материала для квалификационных комиссий;
  • Выдача справок о трудовой деятельности работников;
  • Подсчет трудового стажа.

Источник: https://trudinsp.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: образец, акт приема передачи, доверенность на покупку — Про закон

Образец приказа ответственный за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии.

Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г.

№ 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

10 марта 2014 года №35

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки>
  • отпуска>
  • временной нетрудоспособности>
  • увольнения>
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе>
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них>
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг>
  4. Проверить запас бланков>
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия>
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.

Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение документа.
  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Читать еще:  До скольких можно звонить банку новый закон

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.