Консультация

Перечень 2010 года для составления номенклатуры дел

back1917

Содержание

Номенклатура дел — виды, требования составления и сроки хранения документации

Под номенклатурой организации подразумевают перечень статей для хранения документации, которые сформированы и утверждены по установленной форме. Бумаги используются в компаниях в определённых отчётных периодах. На страницах обязательно указывают период, в течение которого требуется хранить все дела на предприятии.

В важной документации отображаются вопросы деятельности компании, протоколы заседания, совещания. По завершении сроков она должна формироваться, систематизироваться и группироваться в отдельное дело. Благодаря НД, можно организовать оборот бумаг на предприятии, сделать удобный архив.

Главные задачи и функции

Многие компании и предприятия пользуются НД. Существуют следующие преимущества и основные задачи:

  1. Упорядочивание важной и нужной документации. Благодаря использованию НД, можно правильно распределить папки после исполнительного производства. Каждая компания должна руководствоваться основными положениями организации.
  2. Сохранение данных о сроках и отдельных периодах. Каждой папке присваивается отдельное время для хранения. Именно поэтому ценная документация может легко изыматься из архива для экспертизы или повторного изучения, применения.
  3. Фиксация индексации. На папках фиксируют индивидуальный номер. Он позволяет упростить регистрацию документов.
  4. Наличие отметок и показателей для справки. Они помогают облегчить изучение подразделений и структур в организации.
  5. Учёт ведения деятельности на бумагах, которые предназначены для временного хранения.

Типовая номенклатура дел выполняет и другие функции. На каждом предприятии есть свои положения и правила организации документов.

НД расширяет возможности, позволяет систематизировать их, создать полноценный архив для дальнейшей отправки в государственные структуры.

Нормативное регулирование

При формировании и применении НД важно руководствоваться нормативами для составления, образцами, сроками хранения методической документации. Ниже приведены основные ссылки на законодательство:

  1. Главные правила работы с архивами компании одобрены коллегией Росархива. Соответствующие положения были приняты в феврале 2002 года. В течение всего времени вносились изменения и редакции, поэтому сейчас для работы с архивами применяется обновлённый вариант.
  2. Приказ Министерства культуры РФ № 1182, который приняли в июле 2007 года.
  3. Приказ № 558, который утверждён в августе 2010 года.

В этом перечне законопроектов обозначены основные требования для составления документов в компаниях. Но этот список не является исчерпывающим. В 2019 году уже вступили в силу последние изменения.

Чтобы не совершать ошибки и организовывать статьи согласно законодательству, нужно изучить все поправки.

Такая система применяется в медицинских учреждениях, МФЦ, юридических компаниях, экономических центрах, библиотеках, колледжах, полиции и бухгалтерских фирмах.

Существующие разновидности

Номенклатура состоит из отдельных подвидов. Каждый из них имеет свои особенности. Ниже приведён полный перечень с подробной расшифровкой:

  1. Типовый. Сюда входят документы, которые были составлены и подписаны во время делового производства на однотипном предприятии или в отделе кадров. Это одно из главных требований и правил. Типовая номенклатура относится к нормативной документации в бухгалтерии.
  2. Примерная. Она определяет предварительный перечень дел, которые будут заводиться в производстве предприятия. На некоторых документах делают поправки, присваивают индивидуальный номер. Это необязательное требование. Примерная и типовая НД в большинстве случаев формируется в больших компаниях, чтобы организовать работу отдельных структур и подразделений.
  3. Индивидуальная. В эту категорию относят дела, которые подлежат переносу без поправок, или есть необходимость в создании определённого делопроизводства в конкретной организации. При этом документы не конкретизированные. При составлении оборота дел в компании учитываются основные положения индивидуальной номенклатуры. Благодаря этому, исключается вероятность допущения ошибок и неточностей при систематизации.

За последние несколько лет во многих компаниях начинают использовать сводную номенклатуру дел. Сюда входят все документы предприятия. Когда в организации есть отдельные подразделы, то каждому из них присваивается свой индивидуальный номер. Например, для канцелярии создают папку, на первой странице которой указывается цифра 1. По такому принципу присваивают остальные идентификаторы.

Пошаговая инструкция

Работа с номенклатурой довольно простая и лёгкая. Существует пошаговая технология составления и организации документации. Ниже приведены основные положения:

  1. Фиксация информации о заседаниях, производственных процессах. Эти данные подлежат хранению.
  2. Для отдельных подразделений присваивается отдельный номер или индекс.
  3. Составление отдельных статей НД, формирование заголовков.
  4. Утверждение и согласование сроков хранения.
  5. Согласование отдельного проекта и его определение. Его составляют доверенные лица и сотрудники.
  6. Утверждение НД у руководителей. Важно получить их разрешение и согласие на внедрение.
  7. Организация процесса передачи документов в отдельные структурные подразделения.

Благодаря номенклатуре, можно сформировать итоговую запись, где указывается окончание календарного периода или года.

Если руководствоваться пошаговой технологией, минимизируется вероятность допущения неточностей и ошибок при оформлении. Понятие НД применяется практически во всех фирмах, особенно в учреждениях образования.

Требования составления документации

Форма НД для архивации регулируется основными положениями и правилами каждой компании. Она должна разрабатываться и составляться руководителем. Заявление оформляется на утверждённом бланке. При формировании дел нужно следовать следующим этапам и хронологии:

Это усреднённая и общепринятая последовательность, которая позволяет избежать неправильной сохранности статей. Чтобы задействовать на предприятии НД, необходимо определить, в каком архиве будут храниться документы.

В небольших компаниях принято хранить оригиналы в одном из структурных подразделений. На папках обязательно обозначают наименование отдела. Если бумаги распределены в комплекты, то все они обосабливаются.

По запросу папка с подлинной документацией может выдаваться, но ответственное лицо должно руководствоваться правилами. Чтобы исключить ошибку, вместо оригинала вкладывают лист, который заменяет подлинник.

Здесь указывается следующая информация:

Обязательно на листе-заменителе должна стоять подпись человека, который получил оригинальный документ, и ответственного лица (он имеет право представлять интересы компании). Это одно из основных требований, которое нельзя игнорировать.

Правильное формирование

Номенклатура состоит из таблицы. Форма составления утверждается приложениями под номерами 7 и 8. Существует несколько основных отличий, которые связаны с названием и набором подписей на бланках. часть состоит из следующих граф, которые остаются неизменными:

НД в большинстве случаев разбивается согласно структурным подразделениям. Вся информация заносится в таблицу. Сначала указывают важные дела, потом — менее значимые.

Если компания небольшая и работает одно структурное подразделение, то руководитель имеет полное право формировать единый перечень, а также заниматься группировкой с обобщёнными названиями. Для упрощения составления используются общепринятые сокращения. Ниже приведены подробные обозначения:

Последнее сокращение распространяется на бюджетные организации, которые находятся в ведении Министерства или финансовых органов субъектов Российской Федерации.

Сроки хранения прописываются для каждой фирмы индивидуально. Расшифровка с выпиской позволяет исключить возможное недопонимание составления номенклатуры и понять смысл документа.

Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами. Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

Закрытие периода хранения

В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости. По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив. Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

  1. Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
  2. В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
  3. Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

Именно поэтому на многих предприятиях используется номенклатурный вариант распределения бумаг.

Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/nomenklatur%D0%B0-del.html

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге.

Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно.

Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа.

Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizasii.html

Перечень статей хранения документов по номенклатуре дел — СИЗ, нормы, инструкции

Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации.

При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Рабочая классификация номенклатуры дел

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек.

Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.

Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта.

А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

Учетный номер Наименование папки Количество дел Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Источник: https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/sroki-hraneniya-dokumentov-po-nomenklature-del/

Номенклатура дел. Делопроизводство

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.
Стоит отметить, что основой систематизации документов в делопроизводстве будет их правильная классификация для размещения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие дела.

Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Это объясняется огромной значимостью ϶ᴛᴏго документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Изучим ее основные функции:

Источник: http://rossiz.ru/perechen-statey-hraneniya-dokumentov-po-nomenklature-del/

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел 

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).

Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел.

Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75412/

Номенклатура дел организации: образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

No related posts.