Роусский язык правила документирования

Роусский язык правила документирования

Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их: · в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; · на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации; Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.

1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

1.4. Сплошной связный текст документа

Правила оформления деловой документации (стр.

1 из 2)

Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема информационной безопасности и электронного копирования документов.

Источники информации. Данная тема исследована по материалам периодической печати, нормативно-правовым актам Республики Беларусь, а так же иной литературе указанной в конце работы. Глава 1.

Оформление реквизитов документов Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: — наименование организации (автора); — код организации; — название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); — код формы документа; — заголовок к тексту;

Общие нормы и правила оформления документов

В правой лапе орла — скипетр, в левой — держава.

N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.

2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках: 1) федеральных конституционных законов и федеральных законов; 2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации; 3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; 4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; 5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; 6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

4.1. Понятия «документирование» и «способы документирования»

, в котором каждый графический знак обозначает слог.

Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними — японская слоговая азбука «кана» и корейское письмо.

В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму.

Правила документирования и управления документацией: основные изменения

Разметка страниц листов бумаги, на которых создаются документы, остаётся прежней. Изменена формулировка, указывающая на границы зоны листа документа, предназначенной для реквизитов (п.

«Полное наименование» заменено на «Официальное наименование», что априори и является полным (приложение 3 к Правилам документирования); на общем бланке организации исключено указание юридического адреса либо справочных данных.

2. Способы документирования

Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы.

Построенным на кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них — к более простым слоговым и буквенно-звуковым.

Русский язык в деловой документации

Внутренний документ– официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Входящий документ– документ, поступивший в учреждение.

Выписка – копия части текстового документа. Г Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени. Гриф– пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Д Дата – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Книга: Делопроизводство для секретаря

Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы.

Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам: 1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.

д.).

Основные правила составления документов (стр. 1 из 3)

Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно — распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Формуляр — образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. ГОСТ Р.6.30 — 2003 устанавливает также состав реквизитов организационно — распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т.д. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов.

Двадцатый реквизит — текст документа.

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Документы по правила документирования

Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации Паспортная система — совокупность правил, определяющих порядок выдачи, обмена и изъятии паспортов как единых документов.

удостоверяющих личность граждан, а также порядок их прописки и выписки.

Предмет и задачи делопроизводства Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине ХVIII в.

Еще в 1857 году в книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоведомству» можно прочесть следующее определение термина «делопроизводство»:

Учебное пособие «Русский язык и деловая документация»: учебно-методическое пособие по русскому языку (11 класс) на тему

В практических заданиях значительное место уделено предупреждению речевых ошибок.

Предлагаемые упражнения нацелены на их устранение, а также на стилистическую правку и литературное редактирование текстов официально-делового стиля. Пособие в первую очередь предназначено для студентов, изучающих дисциплину «Русский язык и деловая документация».

Цель данного пособия – познакомить с историей формирования делового стиля, нормами делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса, стилистики; раскрыть особенности официально-делового стиля; помочь овладеть специфическими языковыми средствами; развить стилистическое чутье; обучить оформлению и составлению некоторых видов документов.1.

Источник: http://konsalt74.ru/rousskij-jazyk-pravila-dokumentirovanija-67731/

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

Организация не может работать независимо от закона. Каждый раз есть документ и делопроизводственный процесс. Все документальные вопросы решают специалисты:

• секретари;
• архивариусы;
• сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в ​​дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

• составление плана документа;
• оформление;
• подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
• со стадии оформления принятие к исполнению;
• передача исполнителям и контроль;
• выполнение требований;
• регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
• устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

1. Входящие (приходящие в организацию).
2. Исходящие (отправленные из компании).
3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

• метод первичной обработки;
• предварительное обсуждение секретарём;
• регистрация;
• управленческая инструкция по внедрению;
• обработка, подготовка ответов;
• проверка производительности.

Данные, которые отправляются из учреждения, важно правильно оформить и зарегистрировать. Это важная информация, влияющая на отношения между компаниями. Важно соблюдать требования к оформлению писем в делопроизводстве.

Для исходящих важно выполнять следующее:

• правила оформления писем по делопроизводству, образца;
• регистрацию;
• своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

• разработка;
• регистрация;
• обработка, подготовка ответов;
• мониторинг производительности.

Скорость обработки документации зависит от правильности оформления документов, а также от утверждённых стереотипов документооборота в организации.

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

• инструкции;
• нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

• в целях обеспечения действительности информации;
• для обработки бумаг;
• для эффективного поиска документации;
• для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

Основное нововведение

Новый ГОСТ определяет ряд требований к офисной работе, явно отличающихся от тех, что были представлены ранее.

Более актуальными являются:

1. Критерии создания и оформления текстовой документации, таблиц в Ворд. В них рассматриваются такие проблемы, как шрифты, отступы и интервалы между абзацами, поля и форматирование.
2. Руководство, что нужно унифицировать, и заверение копий. Надпись расширена.
3. Информация о системах регистрации.

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

Стоит обратить внимание на раздел пособия «создание документов», который систематизирует и описывает критерии для всех типов деталей, охватывающих текст:

• номер страницы;
• предпочтительные шрифты и их размеры;
• отступ абзаца;
• значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина линии углового и продольного расположения;
• критерии разметки для жирного текста;
• регистрация титульного листа;
• ограничение доступа;
• шаблон электронной подписи;
• написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

Принимая во внимание вышеперечисленные дополнения и изменения, целесообразно подготовить или пересмотреть государственные кадровые принципы для существующей рабочей организации.

При разработке столбца «адресат» инициалы теперь должны быть строго после имени. То же самое относится и к символу официального утверждения. Но все подписи также должны использоваться до наименования.

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

• противодействие инновациям;
• отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/oformleni%D0%B5-dokumentov.html

Об утверждении Правил документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

      В целях организации контроля исполнения документов и ведения делопроизводства, рассмотрения обращений физических и юридических лиц ПРИКАЗЫВАЮ:
      1. Утвердить прилагаемые Правила документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан.
      2.

Отменить приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 8 июня 2009 года № 280 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству, по организации контроля исполнения документов, о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением в Министерстве образования и науки Республики Казахстан».
      3. Департаменту организационной и кадровой работы (Баймурзина А.Р.) довести настоящий приказ до сведения структурных подразделений Министерства образования и науки Республики Казахстан.
      4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
      5. Настоящий приказ вводится со дня подписания.

      И.о. Министра                              Б. Абдрасилов

Утверждены           приказом Министра образования инауки Республики Казахстан  

от 12 января 2011 года № 7  

1. Общие положения

      1.

Настоящие Правила документирования и управления документацией (далее — Правила) в Министерстве образования и науки Республики Казахстан разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года (далее — Закон), «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12 января 2007 года, «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 года, с Указом Президента Республики Казахстан «Об утверждении Правил подготовки, согласования, представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных и правовых указов Президента Республики Казахстан» от 27 апреля 2010 года № 976, с постановлением Правительства Республики Казахстан «О Регламенте Правительства Республики Казахстан» от 10 декабря 2002 года № 1300, «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» утвержденными приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128.
      2. Правила определяют порядок подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и документов, имеющих пометку «Для служебного пользования». Порядок работы с документами, установленный настоящими Правилами, обязателен для всех работников структурных подразделений Министерства.
      Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальными правилами.
      3. Ведение делопроизводства, в том числе учет входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов, а также контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства, информирование руководства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплине в подразделениях, осуществляет Управление контроля и документооборота Департамента организационной и кадровой работы (далее — Управление).
      При смене начальника Управления контроля и документооборота документы и дела передаются вновь назначенному начальнику Управления по акту приема-передачи по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
      4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, а также поручений Министра возлагается персонально на Ответственного секретаря, вице-министров, руководителей департаментов и управлений в соответствии с их компетенцией.
      5. Соответствующие структурные подразделения Министерства в рамках своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением ведения делопроизводства, сроков исполнения контрольных документов и поручений руководства, установленного настоящими Правилами, а также анализируют характер и качество поступающей корреспонденции.
      6. Переписка с органами, организациями, гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и русском языках.
      7. Руководители подразделений всех уровней обязаны оказывать содействие сотрудникам Управления контроля и документооборота, при проведении ими консультаций или других мероприятий по вопросам делопроизводства и исполнительской дисциплины.
      8. Структурные подразделения Министерства при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с документами, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.
      Категорически запрещается передача кому-либо копий документов без разрешения руководства Министерства.
      Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут Ответственный секретарь, вице-министры, руководители структурных подразделений Министерства и исполнители документов.
      9. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящих Правил, работники Министерства привлекаются к соответствующей ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

2. Использование фирменных бланков и печатей Министерства

      10. В Министерстве используются два вида фирменных бланка:
      1) бланк письма Министерства, по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
      2) бланк приказа Министерства, по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
      11.

Фирменные бланки являются бланками строгой отчетности, установленного формата, на государственном и русском языках, с изображением Герба Республики Казахстан, указанием полного наименования Министерства «ҚаЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ», «МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН», и номера фирменного бланка. Кроме того, фирменные бланки содержат следующие реквизиты:
      1) бланк письма:
      — индекс, почтовый адрес, номер телефона, номер факса Министерства;
      — строку для указания номера и даты регистрации исходящего документа;
      — строку для указания ссылки на дату, номер и пункт письма-запроса;
      2) бланк приказа:
      — наименование документа — «БҰЙРЫҚ», «ПРИКАЗ»;
      — место составления документа;
      — строку для указания номера и даты регистрации приказа.
      12. В Министерстве для заверения используются следующие печати по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам:
      большая гербовая печать Министерства «Білім және ғылым министрлігі»;
      маленькая гербовая печать Министерства;
      круглая печать Министерства «Бүйрықтың көшірмесін анықтау үшін»;      круглая печать Департамента организационной и кадровой работы «Ұйымдастыру жіне кадр жұмысы департаменті»;

      круглая печать для исходящих документов Управлении № 1 «Бақылау және құжат айналымы басқармасы»;

Источник: https://zakon.uchet.kz/rus/docs/D11H0002777