Служебное письмо пример

Служебное письмо (образец)

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

• ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
• сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
• инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

• реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
• полная информация об адресате;
• описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
• ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
• конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
• последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов.

В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
4. Утверждение его руководителем.
5. Окончательное оформление и подписание документа.
6. Регистрация письма.
7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

• для основного текста – 14;
• расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

• интервал между строками – 1;
• выравнивание текста производится «по ширине»;
• переносы расставляются автоматически;
• расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

1. Наличие специального (фирменного) бланка.
2. Правильное использование и размещение реквизитов.
3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

Источник: https://FB.ru/article/323066/slujebnoe-pismo-obrazets

Как правильно написать служебное письмо

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

https://www..com/watch?v=uVxl_FyP-nA

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

• Информационным – адресата о чем-либо информируют;
• Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
• Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
• Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
• Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
• Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

• Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
• Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
• Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
• Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
• Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
• Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
• Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

• Название компании (организации, фирмы),
• Отдел, куда направляется служебное письмо,
• Должность исполняющего лица, его ФИО,
• Адрес получателя,
• Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
• Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов.

В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

• Оно должно быть написано на фирменном бланке;
• Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

• В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
• Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
• Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
• Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

• По центру бланка располагают реквизиты организации;
• Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
• По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
• Изложение причин, побудивших написать письмо;
• Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
• Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
• Подпись и инициалы подписавшего.

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

Как написать служебное письмо

• Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
• Обозначить вид письма;
• Излагать свои мысли кратко и понятно;
• Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

Образец служебного письма

Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

________________________________________________________________________

Директору хлебозавода №5

Иванову П.Т.

Дата письма

Ссылка на предшествующий документ

О посещении хлебозавода (заголовок письма)

Уважаемый Петр Тимофеевич!

Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2016 года с 13.00 до 15.00.

Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор школы                                           Подпись                                                     Н.П. Крутая

Скачать:

образец служебного письма

Источник: https://WorkKing.ru/doc/pisma/kak-pravilno-napisat-sluzhebnoe-pismo.html

Служебное письмо образец делопроизводства, разновидности и нюансы формирования

В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами.

Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами. Они обеспечивает передачу информации между разными структурными подразделениями компании.

Дополнительно, такие документы используют для взаимодействия с другими организациями или государственными органами.

Разновидности деловых писем

Служебные письма необходимо правильно оформлять

Данные документы представлены разными видами, они различаются содержанием, структурой и назначением. Служебное письмо образец делопроизводства, они делятся на исходящие или входящие. В них можно излагать пожелания, требования, претензии или приветствие.

Внимание! При составлении документов учитываются общепринятые правила, применяемые к деловым бумагам.

Письма составляются на обычных листах или фирменных бланках организации. Используют формат А4, но если количество строчек не превышает 7, то применяют формат А5. На каждом документе ставится дата составления.

Классификация и виды служебных писем

Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.

Сопроводительное письмо

Его составляют, когда требуются пояснения к основной документации, присылаемой адресату. В нем приводятся данные о цели составления документа, а также задания, которые обязательны к выполнению в конкретные сроки.

Внимание! Сопроводительное письмо прилагается к документации, не обладающей адресной частью.

В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения.

Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания.

В тексте обязательно ставится отметка о приложенных документах.

Приглашение

Приглашение можно оформить в свободном стиле

Оно является подвидом письма-извещения. Его можно составлять не на фирменном бланке компании, а на обычном листе. Разрешается использование различных форматов, расцветок и украшений. Часто это орнамент, рисунки, диаграммы или таблицы.

Такой документ составляется конкретному лицу, которого требуется пригласить на событие или мероприятие. Форма обращения зависит от отношений, имеющихся между адресатом и составителем.

Информационное письмо

В него включаются данные официального характера. Такие документы составляются по типовому образцу, а также передаются государственным властям, подведомственным структурам или иным аналогичным предприятиям. Можно включать не только конкретные факты о событиях, но и предложения, советы.

К ним могут прикладываться приложения. Размер текста может составлять несколько предложений или страниц. Подписывается документ директором компании.

Гарантийное письмо

В него включается подтверждение или обязательство.Это может быть оплата выполненных работ, предоставленых услуг, покупка товаров, аренда оборудования. Обязательно указывают сведения о качестве и сроке выполнения работ.

В тексте гарантийного письма содержится обязательство совершить те или иные действия. Например, «гарантируем предоставление юридических услуг» или «оплату отправленных товаров гарантируем». Эти фразы имеют юридическую силу, поэтому считаются важной частью всего текста. Если обязательство связано с оплатой, то составитель включает реквизиты счета, откуда будут перечислены средства.

Подписывается текст руководителем компании, а также главбухом. На документе ставится печать предприятия.

Претензии

По-другому их называют рекламационными письмами. Это деловой документ, содержащий информацию о выявлении каких-либо проблем с товаром или услугой, заявленных в соглашении. Обычно обнаруживаются несоответствия, так как поставленные предметы не обладают параметрами, перечисленными в договоре.

Целью составления документации выступает получение компенсации за понесенные убытки, возникшие в результате нарушения условий контракта. К правилам формирования претензии относится:

1. Составляется исключительно в письменном виде.
2. Отсутствует единая форма, так как для претензии могут быть разные основания.
3. В тексте должны фигурировать конкретные сведения и факты.

К претензиям предъявляются особые требования

В документе укажите следующие данные:

• наименование компании, представленной адресатом;
• адрес организации, к которой предъявляется претензия;
• основания для составления письма, для чего оставляется ссылка на официальный договор, заключенный между двумя участниками;
• предмет документа, для чего указывается нарушенное обязательство;
• доказательства вины адресата, представленные ссылками на договор, фотографиями полученного товара или результатами услуги;
• требования составителя. В письме указывают требования, которые обязательны к выполнению.

Это может быть выплата компенсации, замена товара низкого качества, снижение стоимости предметов, доставка недостающих изделий, возврат суммы, уплаченной за отсутствующий товар, предоставление скидки или расторжение контракта.

Наиболее часто запрашивается компенсация, размер которой превышает стоимость неполученных или некачественных товаров. В отдельных случаях запрашивается досрочное расторжение договора.

При таких условиях нарушитель забирает товар и возвращает ранее полученную сумму.

Претензия направляется только заказным письмом, а также оплачивается уведомление о вручении. К ней прикладываются бумаги, выступающие доказательством наличия нарушения.

Нередко прикладывается даже акт проведенной экспертизы, транспортные документы или рекламационные акты. Фирма, отправившая претензию, сохраняет квитанцию об отправке письма.

Цель составления служебного письма

Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.

Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве.

Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре.

Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.

Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению. Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации.

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании. Доказательная часть.

Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии. Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения.

Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений.

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

• дата составления документации;
• порядковый номер;
• ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
• правильное наименование документа;
• название фирмы, являющейся составителем;
• инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
• адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Внимание! Если письмо отправляется сразу нескольким адресатам, то первоначально указывается адрес основного получателя, а после перечисляются остальные лица.

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

1. Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
2. Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия;
   обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
3. Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
4. Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Заключение

Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц.

Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства.

В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.

О важности документооборота в делопроизводстве вы узнаете из видео.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://vyuchit.work/samorazvitie/sekretyi/literatura/sluzhebnoe-pismo-obrazets-delovoj-perepiski-pravila-sostavleniya.html

Как написать служебное письмо образец

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

• о наименовании предприятия,
• дате ее составления,
• сотруднике, который пишет записку,
• должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

• Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
• Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
• Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
• Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
• Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Читать еще:  Гарантийное письмо об отсрочке платежа образец

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.

2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Пошаговое с оставление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения.

Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

Как и сколько хранить

Источник: https://gimnazia40.ru/pisma-zapiski/kak-napisat-sluzhebnoe-pismo-obrazets