Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Должностная инструкция секретаря на ресепшн

Основные предъявляемые требования: уверенное пользование компьютером и офисной техникой хорошие коммуникативные навыки, умение располагать к себе в ходе телефонной беседы способности к технике продаж по телефону 1.

Прием звонков на русском и / или иностранных языках: — звонки от клиентов и заказчиков организации; — звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией; — звонки от сотрудников организации, участвующих в производственных циклах.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации… […] Таким образом, работодателям предоставляется полная свобода в том, как формулировать наименования должностей и профессий в штатном расписании и, соответственно, в трудовом договоре.

Посадова інструкція секретаря (рос.)

Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.

• Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
• Запрашивать от сотрудников и руководителей Подразделения информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Администратор относится к категории руководителей и имеет в подчинении: — секретаря ресепшн; — делопроизводителя; — уборщицу.

Попробуем пойти именно в этом направлении. Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие».

Несмотря на то что этот термин уже стал привычным и понятным, все же такое «смешение французского с нижегородским» звучит странно и, что самое главное, не отражает действительной работы человека: достаточно часто секретарь на ресепшен выполняет дополнительные функции, например администратора, а иногда и офис-менеджера.

• Должностные обязанности ресепшиониста

Ресепшионист: 4.1.

Должностная инструкция секретаря, должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.3. Права секретаряСекретарь имеет право: 3.1.

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по

Регламент секретариата

Очевидно, именно поэтому многие компании, особенно коммерческие, вводят у себя новые документы, регламентирующие труд отдельных категорий работников, в том числе такие, которые ранее в практике не применялись.

Например, регламент секретариата. Это название – «» – следует рассматривать как условное, или обобщенное.

На практике это может быть «Регламент работы секретарей приемной», «Регламент обслуживания переговоров», «Регламент работы секретарей руководителя», «Регламент работы секретарей структурных подразделений» и т.п. Конкретное название документа, естественно, определяется тем, что является объектом нормативного регулирования.

Регламент – нормативный правовой акт организации, утверждаемый руководителем.

Назначение регламента как вида документа – устанавливать

Охрана Труда

Ресепшионист имеет право: 5.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

• Ответственность ресепшиониста

Ресепшионист несет ответственность: 6.1.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины. 6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение

sovetnik36.ru

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.5.5. Докладывать Руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой. 6. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ СОТРУДНИКА Сотрудник несет ответственность за:6.1.

Потерю или несвоевременную передачу информации, а также за сохранность документации.6.2. Ненадлежащий прием посетителей.6.3. Неправильное использование переговорных, неточности при заказе пропусков, водителей и курьеров.6.4.

Выполнение планов работ, установленных Руководителем, приказов и распоряжений Руководителя.6.5.

Сообщать соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене. 3. Права Секретарь на ресепшн имеет право: 3.1. Вносить предложения руководству Общества по вопросам организации и условий своей трудовой деятельности.

3.2. Вносить предложения руководству по совершенствованию качества обслуживания, улучшению организации труда.

Формула карьеры для секретаря ресепшн

руб.

(в зависимости от уровня знания иностранного языка и набора обязанностей).

Кроме горизонтального развития специалист, начавший свой карьерный путь на ресепшн, может рассмотреть вертикальный рост.

Офис-менеджер Эта позиция совмещает в себе управленческую составляющую (как правило, офис-менеджерам подчинены секретари ресепшн, водители, курьеры) с новым, по сравнению с ресепшн, функционалом — регулярные офисные закупки, организация клининга, взаимодействие с провайдерами сервисов и пр.

Требования: • высшее образование • опыт административной работы от 1,5 лет • владение иностранным языком от intermediate • отличные коммуникативные навыки • аккуратность, ответственность, инициативность.

Зарплата: 40–60 тыс.

Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает работодателей формулировать все наименования должностей в точном соответствии с ними.

Важно Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности в трудовом договоре должно точно соответствовать штатному расписанию, а не справочникам.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации Статья 57.

трудового договора В трудовом договоре указываются: … трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Можно выбрать другой путь и сформулировать наименование должности с привязкой к Квалификационному справочнику – конкретизировать традиционное название (секретарь-референт; секретарь-ресепшионист и т.п.).

Попробуем пойти именно в этом направлении. Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие».

Должностная инструкция ресепшиониста

Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис. При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.

ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА I. Общие положения 1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее . (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.) 3.

Ресепшионист должен знать: 3.1. Структуру управления предприятием.

3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии. 3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

3.7.

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2] тоже нет этой должности. Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3].

Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия. Основы делового этикета и протокола.

Техническое оснащение офиса. Маршрутизацию, принятую на предприятии. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия. Иностранный язык. Стандарты делопроизводства.

Техническое оснащение офиса. Основные правила пользования оргтехникой. Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Секретарь на ресепшен: как оформить?

Такой подход имеет лишь одно исключение: если по какой-либо должности (например, начальник литейного цеха) или профессии (например, электрогазосварщик, водитель) законодательством предусмотрены льготы (например, дополнительные отпуска, молоко за вредность) или ограничения (например, по продолжительности рабочего дня или запрет, в частности, для водителей работать по совместительству), то в таком, и только в таком случае наименование должности или профессии в штатном расписании должно в точности соответствовать квалификационным справочникам.

Для секретарей, на каком бы участке они не работали, никаких льгот, гарантий или ограничений законодательство не предусматривает.

Источник: http://konsalt74.ru/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-na-resepshn-67731/

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная инструкция секретаря на ресепшене». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

Обязанности секретаря на ресепшн для резюме

Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих для выполнения; проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

Должностные обязанностиРесепшионист:1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам организации.4.

Регистрирует время, цель обращения, в том числе данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и другое).5.

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «________» (далее — «организация»).

За 25 лет мы трудоустроили на постоянную работу более 60 000 человек. Порядка 150 000 человек поработали за 25 лет на временных проектах компании и наших клиентов.

Излишне говорить, что на 99% эта должность занимается женщинами в возрасте примерно до 30 лет. Для многих должность секретаря на приеме или на телефоне является первой ступенью для начала карьеры. Следующая ступень — секретарь-референт, офис-менеджер, помощник руководителя, помощник менеджера, менеджер.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия.

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

• осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
• собственные решения и поступки;
• несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
• несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
• некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
• причинение материальных убытков организации;
• несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
• пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

Амбициозные задачи и высокий темп работы Компании создают особую корпоративную культуру. Мы ценим в соискателях и сотрудниках в первую очередь интеллект, энергию и обучаемость, отодвигая формальные критерии опыта и образования на второй план.

В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

За годы работы наша компания, стала своеобразным «трамплином» для многих талантливых молодых сотрудников.

Для того чтобы стать секретарем, необходимо иметь среднее образование и навыки работы с ПК, знать деловой этикет и владеть грамотным устным и письменным русским языком. Зарплатные предложения для специалистов без опыта работы на данной позиции в Москве начинаются от 20 000 руб., в Санкт-Петербурге — от 16 000 руб.

Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение директору, передает ее согласно принятым решениям структурным подразделениям или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.

Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Иностранный язык. Стандарты делопроизводства. Техническое оснащение офиса. Основные правила пользования оргтехникой. Правила внутреннего трудового распорядка.

Встреча посетителей офисного центра, консультации по возникающим у них вопросам. Прием заявок на пропуск посетителей.

Работа Сотрудник с обязанностями секретаря на ресепшн Москва

Опыт работы не менее года, свободное владение ПК, знание мини-АТС, знание программ МS -Office. Internet.

Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование.

При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.

Обязанности на ресепшене в отеле

Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

На странице представлен образец бланка документа «Должностная инструкция секретаря руководителя» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF.

В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях).

Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия. 4. Что входит в обязанности ресепшиониста? Внимание Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.). 5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 6.

На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру. Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д.

Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора.

Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Такое посещение поможет наладить полезные связи, получить какую-то информацию. Отталкивайтесь о того, нужно ли…

Обязательный опыт работы в аналогичной должности. Уверенный пользователь ПК, мини АТС, оргтехника. Правильная речь.

Должносные обязанности секретаря ресепшн

Исследовательский центр портала в феврале 2015 года изучил предложения работодателей и ожидания претендентов на позицию «» в 15 городах России.

В должностные обязанности секретаря входит административная и информационная поддержка работы офиса: — встреча посетителей; — прием и перераспределение телефонных звонков; — прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции; — ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов; — помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами); — выполнение поручений руководства; — оформление и ведение архива; — прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков, на обеспечение канцтоварами и т.д.; — организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.); — координация работы водителей и курьеров.

Секретарь на ресепшен основные обязоности и дополнительные

> > III. Должностные обязанности: Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.

Выяснять потребности звонящих и посетителей. Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников. Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов) .

Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы.

Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании.

Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать) . Проверять номера телефонов заказчиков по базе.

Ресепшионист

zip Вы можете скачать должностную инструкцию ресепшиониста бесплатно.

Должностные обязанности ресепшиониста Утверждаю_____________________________ (Фамилия, инициалы)(наименование организации, ее ________________________________организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченноеутверждать должностную инструкцию)00.00.201_г.м.п. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯРЕСЕПШИОНИСТА——————————————————————-(наименование учреждения)00.00.201_г.

№00 1. Общие положения1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ресепшиониста_____________________ (далее – «предприятие»).Название учреждения1.2.На должность ресепшиониста принимается лицо со средним профессиональным

Обязанности секретаря на ресепшн

/ / 20.04.2018 264 Views В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен».

В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?

Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается. В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2] тоже нет этой должности. Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3].

Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Должностная инструкция секретаря

При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать: — Основы Закона о труде и гражданское право РФ; — Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений; — Правила ведения делопроизводства; — Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр.

разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации; — Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов; — Основы организации трудовых процессов; — Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч.

ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.; — Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т.