Инструкция по уничтожению секретных документов

Содержание

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Инструкция по уничтожению секретных документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya

Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой

Инструкция по уничтожению секретных документов

В каждой организации схема делопроизводства отлажена. С течением времени от информации на бумажных носителях разрешено избавляться или передавать источники в архив. Процедурой уничтожения документов с истекшими сроками хранения занимается созданная комиссия.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

  • нарушение конфиденциальности;
  • утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

  • полное соблюдение засекреченности данных;
  • отсутствие лишних трат;
  • получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

  • единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
  • не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
  • шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

  • чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
  • если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
  • с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

  • ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
  • приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
  • постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Порядок уничтожения документов

Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.

Советуем почитать:  Утилизация одежды и другого текстиля в H&M

Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.

При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия.

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо.

В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

  • отбор бумажных носителей на архивное хранение;
  • определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
  • проведение экспертизы ценности;
  • контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
  • сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
  • продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Советуем почитать:  Домашние и промышленные печи для сжигания мусора

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

  • сортировка документации;
  • выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
  • полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
  • составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Акт об уничтожении документов

После подписания акта о выделении документов и приказа об утилизации составляется акт на уничтожение. Его оформлением занимается ответственное за делопроизводство лицо. Порядок составления регламентируется Правилами документооборота Архивного фонда РФ.

Акт условно разделен на 2 раздела:

  • в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
  • во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).

Подписанный составителем и членами комиссии акт передается на подпись руководителю организации.

Одна копия хранится в отделе делопроизводства, другая в подразделении, которому принадлежали уничтоженные документы.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Акты о проведении утилизации хранятся постоянно согласно действующим нормативам. Для них рекомендовано создавать отдельную папку. При реорганизации компании дело передается на хранение преемнику, а при ликвидации отправляется в городской архив.

За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Поэтому полноценное оформление всей процедуры уничтожения защитит ответчика от гражданско-правовой, административной ответственности и сохранит конфиденциальность информации.

Источник: https://bezotxodov.ru/makulatura/unichtozhenie-dokumentov

Секретное делопроизводство: организация и правила ведения

Инструкция по уничтожению секретных документов

Отныне секретное делопроизводство — прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений.

Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете.

Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

  • особая важность;
  • совершенно секретно;
  • служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года «О гос. тайне». Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф «особой важности» представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф «совершенно секретно» также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф «служебное пользование» не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

  • информация о военной сфере;
  • сведения об экономике, технике или науке;
  • информация о внешнеполитической или экономической сферах;
  • сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов.

Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа.

По сути, секретное делопроизводство — это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве — о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода — особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой — избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность.

В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями.

Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации — еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах – это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После классификации документы засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о гос. тайне, закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру.

Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение — решение специальной межведомственной комиссии.

Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия.

Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин — бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

  • необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
  • Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
  • Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
  • С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
  • Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

  • Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
  • Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
  • Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

  • сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
  • вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
  • ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
  • уничтожение документов без ведома руководства.

Внешний вид секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

  • правый верхний угол — гриф секретности;
  • под грифом — инвентарный номер;
  • у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
  • листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

Источник: https://FB.ru/article/301461/sekretnoe-deloproizvodstvo-organizatsiya-i-pravila-vedeniya

Инструкция по уничтожению секретных документов

Инструкция по уничтожению секретных документов

д.Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа.

По сути, секретное делопроизводство — это громадная сфера со своими работниками и руководителями.Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы.

Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с

Презентация, доклад Отбор и порядок уничтожения секретных документальных материалов

Слайд 5Описание слайда: РСП получить разрешение на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения у руководителей подразделений по тематике документов.

Согласовать (завизировать) акт с работниками архивной службы и у руководителей подразделений, если ранее разрешение не оформлялось (см.

выше); Слайд 6Описание слайда: С составлением акта об уничтожении с экспертизой ценности документов Составляется акт, визируется отделом фонда, подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем организации.

В акт включаются отобранные ЭК: — дела со сроком хранения до 10 лет и выше, с пометкой «ЭПК»; — документы выделенного хранения; — отдельные документы Разрешается уничтожать дела временного срока хранения только в случае, если на дела постоянного и долговременного срока хранения этого года (год издания документа) составлены и утверждены описи!

Запрещается уничтожать совершенно секретные документы, изданные в организации, до истечения 10-летнего срока со дня последнего ознакомления с ними Слайд 7Описание слайда: Документы, отобранные к уничтожению:

Порядок передачи секретных. «хранение секретных документов»

проявлять высокую бдительность и строго сохранять партийную и государственную тайну;б) выполнять установленные настоящей Инструкцией правила учета, хранения секретных документов, их подготовки и обращения с ними;в) при переходе из аппарата ЦК КПСС па другую работу или в другой отдел ЦК отчитаться перед отделом за все числящиеся за ними секретные документы.В случае ухода в отпуск или выезда в командировку сдать в секретариат отдела все полученные ими секретные документы.7.

Работникам аппарата ЦК КПСС не разрешается:а) вести по телефону, радиотелефону переговоры секретного характера, а по аппаратам правительственной АТС-2 и «ВЧ»- совершенно секретного характера;б) делать всякого рода записи по секретным вопросам в личных блокнотах, записных книжках. Записи секретного характера, необходимые в работе, могут производиться в рабочей тетради, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписью заведующего секретариатом отдела.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Шаг 5.

Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме.

с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  • Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  • Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  • Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: В статье подробно рассмотрим: для чего необходим и как оформляется протокол комиссии по уничтожению документов.

Уничтожение секретных архивных документов

Специфика работы особых государственных структур (силовых ведомств, министерств, стратегически значимых объектов), а также коммерческих организаций с высокими требованиями к обеспечению безопасности предусматривает наличие строгих критериев к уничтожению секретных документов. государственной важности регламентируется положениями нормативно-правовой базы, на основании:

  • Закона РФ N 5485-1 «О государственной тайне» от 21.07.1993 года.
  • Постановления Правительства Российской Федерации N 870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 года.
  • Постановления Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.

Уничтожение документов проводится в помещениях зоны обеспечения безопасности, исключающей доступ посторонних лиц.

С момента принятия решения о ликвидации документов происходит их формирование в отдельный блок, который опечатывается.

Непосредственно перед контейнеры вскрываются и вторично проверяется точное соответствие наименований, серийных номеров, количества страниц и приложений, наличие дополнительных схем, рисунков, вклеек.

По окончанию процедуры ликвидации составляется Акт уничтожения секретных документов либо на отдельном листе в одном экземпляре для подшивки в специальные папки строгой отчетности либо делается запись в книге учета.

Для уничтожения архивных документов государственной значимости или представляющие коммерческую тайну используются шредеры с функцией повышенного уровня секретности S6 (DIN 32757) с мелко фрагментарной резкой.

По окончанию измельчения остатки обрабатываются химическим реагентом, обеспечивая абсолютную невозможность восстановления.

9 © 2004 – 2020 ORB Record Management.

Все права защищены. ИМГ BrandPR.ru Все поля обязательны для заполнения Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта. Отправить Ваше сообщение отправлено Все поля обязательны для заполнения Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта.

Отправить Ваша заявка отправлена

«Хранение секретных документов»

СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец.

упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ.

При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители. Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной.

Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

        1. Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
                1. СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии :
                  1. Оценка ценности СД;
                  2. Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
                  3. Написание акта на уничтожение СД;
                  4. Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;

                  Источник: http://konsalt74.ru/instrukcija-po-unichtozheniju-sekretnyh-dokumentov-67731/

                  Инструкция по уничтожению секретных документов — Юрист Владислав Анохин

                  Инструкция по уничтожению секретных документов

                     В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

                  Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

                  Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

                  Работа ЭК

                  Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

                  Внимание!

                  Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

                  Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

                  Внимание!

                  Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

                  После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

                  Заключение

                  Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

                  • документы точно больше не понадобятся;
                  • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

                  Внимание!

                  Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

                  Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-pravilno-unichtozhit.html

                  Уничтожение документов

                  В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

                  Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

                  Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

                  Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

                  Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

                  Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

                  Порядок составления акта

                  Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

                  В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

                  Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

                  Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

                  Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

                  Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

                  Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

                  Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

                  Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

                  Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

                  Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

                  Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

                  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
                  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

                  Источник: http://vlad1.ru/instruktsiya-po-unichtozheniyu-sekretnyh-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.