Конференция правила проведения

Правила процедуры проведения международных конференций

С предложением о созыве конференции могут выступать одно или несколько государств или международная организация.

Подготовка конференции начинается с определения цели ее созыва, формирования повестки дня. Согласование мнений государств относительно созыва происходит по дипломатическим каналам или в рамках специальных консультаций. Определяя круг участников конференции, а также уровень представительства на ней, государства исходят из целей и характера конференции.

Если конференция созывается в рамках или под эгидой межправительственной организации, время и место ее созыва фиксируются в соответствующих резолюциях этой организации. Проводится конференция либо в штаб-квартире международной организации, либо по приглашению какого-либо государства — члена организации на его территории. Деятельность многих конференций протекает в форме сессий.

Правила процедуры представляют собой юридический документ, который относится к так называемому внутреннему праву международных организаций и конференций, поскольку принимается от имени делегаций, участвующих в конференции. Каких-либо единых правил процедуры для проведения конференций не выработано, но практика привела к тому, что условно можно говорить об обычных нормах в этой области. Правила процедуры регламентируют:

• — порядок утверждения повестки дня;
• — выборы руководящих органов конференции;
• — порядок образования вспомогательных органов — комитетов и рабочих групп, а также избрание их председателей и докладчиков.
• — порядок формирования и обязанности секретариата конференции;
• — установление необходимого кворума для начала работы;
• — полномочия председателя;
• — очередность выступлений;
• — порядок внесения предложений и поправок;
• — условия участия наблюдателей;
• — порядок изменения процедур и др.

Голосование на конференции обычно проводится поднятием рук или вставанием, однако любой представитель может потребовать поименного ания. При поименном ании вызывается каждое государство, и его представитель отвечает обычно “да”, “нет” или “воздерживаюсь”.

Если ание на конференции осуществляется с помощью механического оборудования, то ание, которое не заносится в отчет о заседании, заменяет ание поднятием рук или вставанием, и ание, которое заносится в отчет о заседании, заменяет поименное ание.

Если на конференции проводится ание без вызова государств, участвующих в ней, любой представитель может потребовать провести такое ание, которое заносится в отчет о заседании ания.

Согласно некоторым правилам процедуры для принятия решения по существу может требоваться квалифицированное большинство, но процедурные решения всегда принимаются простым большинством.

Языки, на которых ведется работа на конференциях, делятся на официальные (на которых можно произносить выступления и на которых издаются все официальные решения) и рабочие (на которых ведутся протоколы). Как правило, рабочими языками являются лишь несколько из числа официальных.

Состав делегаций по структуре определяется правилами проведения конференций. Делегация каждого государства, участвующего в конференции, состоит из главы делегации и необходимого числа аккредитованных представителей, заместителей представителей и советников.

Если не указано иное, термин “представитель” означает представителя государства (Дипломатическая конференция полномочных представителей под эгидой ООН по учреждению Международного уголовного суда, 1998 г.). Общие положения, касающиеся состава делегации, регламентируются ст. 45 Венской конвенции 1975 г.

“О представительстве государств в их отношениях с международными организациями универсального характера”: “Помимо главы делегации делегация может включать других делегатов, дипломатический персонал, административно-технический персонал и обслуживающий персонал”.

Независимо от характера конференции участвующие в ней делегации и делегаты, из которых они состоят, официально представляют интересы направивших их суверенных государств, а следовательно, должны обладать всеми необходимыми возможностями для выполнения своих задач (ст. 51 Венской конвенции).

Руководящие должностные лица избираются из состава делегаций, конференция избирает следующих должностных лиц: Председателя и заместителя Председателя, а также председателей комитетов и др.

Эти должностные лица избираются на такой основе, чтобы обеспечить представительный характер Генерального комитета, учитывая, в частности, справедливое географическое распределение и принимая во внимание необходимость обеспечения надлежащего представительства основных правовых систем мира.

Конференция может также избирать таких других должностных лиц, каких она сочтет необходимыми для осуществления своих функций.

Центральным лицом на конференции является ее Председатель. Им становится либо представитель государства, на территории которого проходит конференция, либо применяется принцип ротации, при котором его обязанности выполняют поочередно главы делегаций всех участвующих государств.

В обязанности Председателя входит:

• — председательствование на пленарных заседаниях конференции;
• — открытие и закрытие каждого заседания;
• — руководство прениями;
• — контроль за соблюдением процедурных правил;
• — предоставление слова;
• — содействие достижению общего согласия;
• — постановка вопросов для решения на конференции;
• — объявление решения.

Председатель выносит постановления по порядку ведения заседания и в соответствии с настоящими правилами полностью осуществляет руководство ходом заседаний, поддерживает порядок на этих заседаниях.

Председатель может предложить конференции прекратить запись ораторов, ограничить время, предоставленное ораторам, и число выступлений каждого представителя по одному вопросу, прервать или прекратить прения и прервать или закрыть заседание.

При исполнении своих функций Председатель подчиняется конференции.

Почти на всех современных международных конференциях создается Генеральный комитет в основном в составе 25 членов, в число которых входят Председатель и заместители Председателя, Председатель Комитета полного состава и Председатель Редакционного комитета. Председатель или в его или ее отсутствие назначенный им или ею один из заместителей Председателя исполняет функции Председателя Генерального комитета.

Секретариат состоит, как правило, из Генерального секретаря и персонала для обслуживания конференции. Его обязанности:

• — обеспечивать устный перевод произносимых на заседаниях речей;
• — принимать, переводить, размножать и распространять документы конференции;
• — публиковать и рассылать официальные документы конференции;
• — составлять и рассылать отчеты об открытых заседаниях;
• — организовать хранение документов конференции в архивах.

Заседания конференции могут быть как открытыми, так и закрытыми, что решается на предварительном совещании.

Кроме официальных заседаний на международных конференция при работе над документами проводятся и неофициальные заседания комиссий и подкомиссий на одном из рабочих языков.

Конференция считается законченной, когда достигается цель ее работы и виде заключения тех или иных соглашений или принимается решение о невозможности достижения такового.

Окончание большинства международных конференций обычно оформляется заключительным актом, в состав которого входит перечень всех событий в деятельности конференции (такие акты содержат не только перечень наименований принятых документов, но и тексты этих документов), или протоколом, подписанным всеми участниками (также могут быть декларации, заявления и другие формы).

Международное право не содержит норм, предписывающих какую-либо обязательную форму (или ее важный элемент — наименование) актов конференций. Некоторые наименования в результате длительной практики их употребления стали относительно постоянными для определенных видов актов, принимаемых на конференциях.

Так, заключительными актами чаще называются документы, содержащие основные, характеризующие конференцию факты.

Акты конференции, которые, как правило, нацелены на создание норм международного права, все чаще именуются конвенциями, а те, которые содержат рекомендации государствам или межправительственным организациям, — резолюциями.

В резолюциях часто выражается признательность правительству, его главе и народу страны проведения конференции, исполнительному секретарю конференции и другим членам секретариата, эксперту-консультанту.

Таким образом, на межправительственных конференциях принимаются акты двух видов: содержащие материалы текущей работы и подводящие итоги их работы.

К первой группе относятся протоколы заседаний, ко второй — документы международно-правового характера (договоры, конвенции и т.д.).

Необходимо различать также акты процедурного характера и акты, принимаемые по существу рассматриваемых в ходе работы конференции вопросов.

Page 3

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Источник: https://studwood.ru/1291826/ekonomika/pravila_protsedury_provedeniya_mezhdunarodnyh_konferentsiy

Конференция правила проведения — Moneyprofy.ru

Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере PR, основанную на тщательно выбранном информационном поводе.

Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ.

Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет процесс поступления информации в редакции, характеризуется авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей.

Самым сложным моментом в процессе подготовки любого новостного мероприятия является формирование информационного повода.

Информационный повод — то своего рода зацепка, делающая событие интересным для зрителей, читателей, слушателей. Грамотный информационный повод – залог успешности любого мероприятия.

Событие должно стать новостью для прессы. Существует несколько факторов, помогающие выделить данный информационный повод среди других:

1. Повод интересен для целевых групп, вовлеченных в проект;
2. Повод соответствует текущему социальному, политическому, культурному контексту;
3. Формулировка краткая и емкая;
4. Повод имеет необычную подачу или эмоциональный оттенок;
5. Чем более событие персонализировано, тем выше у него вероятность стать новостью.

Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

1. Владеть текущей социально-политической, экономической ситуацией;
2. Иметь функциональную базу СМИ, которая позволит быстро составить медиа-карту;
3. Правильно определить целевую группу СМИ;
4. Определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
5. Выявить возможные риски;
6. Исходя из вышеперечисленного, определить тему мероприятия.

При подготовке пресс-конференции необходимо решить ряд организационных вопросов:

1. Определить дату проведения мероприятия, с учетом графика выхода в свет большинства газет;
2. Первое приглашение на пресс-конференцию рассылается по редакциям за неделю;
3. Второе приглашение вместе с пресс-релизом рассылается за два-три дня (чаще всего приглашения рассылаются по факсу, в случае необходимости срочного оповещения, возможны непосредственные звонки в редакцию);
4. При подготовке фуршета, следующего за официальной частью, необходимо учитывать количество приглашенных персон;

Помещения для пресс-конференции выбираются по тем же критериям, что и учебные аудитории, и в них обязательно должны быть в наличии: микрофоны на столе президиума и в зале, осветительные приборы, телевизионные камеры, система синхронного перевода, службы аккредитации, служба безопасности, медпункт. На столе президиума выставляют таблички с Ф. И. О. выступающих. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее: они либо заучиваются наизусть, либо прочитываются.

Основные этапы пресс-конференции:

1. Встреча и регистрация представителей прессы;
2. Открытие, представление устроителей конференции;
3. Вступительное слово ведущего;
4. Выступления основных участников;
5. Вопросы журналистов и ответы на них;
6. Заключительное слово ведущего и закрытие.

После закрытия пресс-конференции, как правило, проводится неофициальная часть — фуршет или коктейль, причем беседы во время фуршетов оказываются иногда гораздо полезнее, так как в неформальной обстановке журналисты могут обратить внимание на волнующие их проблемы, связанные с темой пресс-конференции.

www.advertiser-school.ru

Организация пресс-конференций: ключевые правила проведения

Пресс-конференция является для многих компаний обязательной составляющей маркетинговой деятельности на рынке. Благодаря успешно проведенному мероприятию о компании узнают из средств массовой информации клиенты и партнеры. Что необходимо сделать для успешного проведения мероприятия и получения по его итогам нужного количества публикаций?

В этой статье вы прочитаете:

• Как провести пресс-конференцию в первый раз
• Принципы проведения пресс-конференции

Организация пресс-конференций – это весьма эффективный маркетинговый инструмент в руках компаний.

Лучшая статья месяца

Мы опросили бизнесменов и выяснили, какие современные тактики помогают увеличить средний чек и частоту покупок постоянных клиентов. Советы и практические кейсы мы опубликовали в статье.

Также в статье Вы найдете три инструмента, чтобы определить потребности клиентов и повысить средний чек. С помощью этих методов сотрудники всегда выполняют план по допродажам.

Пресс-конференции бывают двух типов: анонсирующие (проводимые в рамках рекламной и PR-кампании) и встроенные в событие (проводимые перед началом события или внутри него).

Задача встроенной в событие пресс-конференции — обеспечить присутствие СМИ, которые не смогут осветить все событие целиком, а также дать возможность всем СМИ опубликовать свежую, актуальную новость в самом начале события.

Время проведения

В зависимости от типа и масштаба мероприятия анонсирующего проведением пресс-конференции нужно проводить за 1– 6 недель до события. Чем масштабнее проект и чем больше у него в информационных партнерах печатных СМИ с длительным периодом выхода (квартальные и ежемесячные журналы), тем раньше следует организовывать пресс-конференцию.

Все пресс-конференции лучше проводить днем: утром и вечером собрать журналистов значительно сложнее.

Как приглашать и кто придет

Огромное значение для успеха мероприятия имеет качество персонала, задействованного в подготовке пресс-конференции. Немалую роль играет наличие у ключевого PR-специалиста дружеских отношений с ведущими журналистами рынка.

Именно поэтому, если в штате компании нет таких людей, возможно, благоразумнее будет передать исполнение задачи по организации конференции на аутсорсинг специалистам. Это избавит еще от одной проблемы — необходимости подготовки персонализированной базы СМИ для отправки приглашений.

У спецов такие базы всегда поддерживаются в актуальном состоянии.

Приглашать журналистов на пресс-конференцию нужно устно и письменно, через социальные медиа, по телефону и электронной почте — в сумме не менее трех-пяти раз (если вы хотите, чтобы они действительно не забыли прийти).

Количество журналистов, подтвердивших участие в пресс-конференции, смело делите на 2 (если событие значимое) и на 3–5 (если оно рядовое). Таким образом вы получите наиболее вероятное число журналистов, которые в конечном счете к вам придут. Все они должны до начала пресс-конференции получить раздаточные материалы.

На мероприятии

Логотипы на нем должны быть такого размера, чтобы они попадали в кадр при портретной съемке эксперта полностью или большими, легко узнаваемыми фрагментами. Вы должны позаботиться о присутствии минимум двух фотографов и одного видеооператора.

Если среди экспертов есть иностранцы, необходимо иметь двух переводчиков.

Проведение пресс-конференции должно быть динамичным, интересным и продолжаться 30–60 минут в зависимости от значимости мероприятия, количества присутствующих экспертов и времени дня.

Управление пресс-конференцией

Чтобы провести пресс-конференцию удачно, у нее должен быть модератор, который тонко чувствует настроение журналистов и их желание общаться с выступающим или отвечающим на их вопросы экспертом.

Журналистам на вопрос нужно давать не более 30 секунд. Экспертам на ответ — не более 2–3 минут. Если они не укладываются в это время, необходимо дождаться паузы, деликатно остановить, резюмировать вопрос или ответ и дать слово следующему эксперту или журналисту. Оптимальное количество выступающих — 2–3 человека (не считая модератора).

Кофе-брейк

Не все журналисты поймут ответы экспертов, но каждый запомнит, угостили его чем-нибудь или нет. Поэтому, задумав провести конференцию, обязательно дайте журналистам возможность перекусить и выпить чашку чая, кофе или стакан воды, когда они ожидают начала пресс-конференции. Если, конечно, вас интересует тональность, в которой будет освещено событие.

На дорогу

После организации пресс-конференции имеет смысл предложить журналистам аудио- или видеозапись, стенограмму пресс-конференции в виде расшифровки, фотоотчет. Также необходимо напомнить о возможности подготовить более подробную новостную публикацию и задать дополнительные вопросы, на которые эксперты могут ответить по телефону или e-mail после пресс-конференции.

Информация об авторе и компании

Андрей Пуртов — член Гильдии маркетологов России, продюсер конференций HiBrand. Имеет более чем 20-летний опыт в бизнесе, брендинге и формировании корпоративной идентичности.

Родился в 1971 году и параллельно с обычной средней школой в Подмосковье окончил две заочные школы — по физике и математике при МГУ и МФТИ.

В 1998 году окончил конструкторский факультет МГТУ имени Баумана, после чего работал в сфере продаж электроники и бытовой техники, а также был начальником отдела сбыта в концерне «сервис». Автор множества статей по брендингу, соавтор более 50 товарных знаков.

ArtGraphics.ru — брендинговая компания, основанная в 2000 году. Одной из первых вошла в созданную в 2009 году Ассоциацию брендинговых компаний России. Ключевой компетенцией студии являются комплексные проекты по брендингу и ребрендингу.

Источник: https://moneyprofy.ru/konferencija-pravila-provedenija/

Организация и проведение научной конференции: подробный план

Основными правилами организации и проведения научной конференции вкупе с привлечением на мероприятие большого количества людей является массовое распространение соответствующей информации на разных порталах и ресурсах. Мероприятие должно иметь грамотно оставленный план, интересную тему, представляет необходимую и актуальную информацию.

Для привлечения как минимум 100 соискателей необходимо максимально распространить информацию о конференции, дать подробное описание вопросов и программы, которые будут рассмотрены.

Подготовка к конференции

Подготовка научных конференций — один из самых распространенных вопросов виду широкой распространенности мероприятий подобного формата.

Процесс подготовки состоит из нескольких шагов:

1. Составление и согласование плана конференции;
2. Согласование финансового плана;
3. Выбор места для проведения мероприятия;
4. Создание стиля конференции;
5. Приглашение участников.

Конференция является своеобразным заявлением определенной группе участников об услуге или продукции. Если организаторами мероприятия являются кафедра института либо научно-исследовательский центр, то в качестве основной группы слушателей выступают студенты высших учебных заведений.

Массовое распространение информации через деканаты высших учебных заведений позволит привлечь большое количество студентов. Распространяемые сведения должны преподноситься в таком формате, чтобы они не только вызывали интерес, но и побуждали к действиям. План мероприятия обязательно должен включать в себя ответы на вопросы слушателей и разъяснение выбранной тематики.

Распространенные виды научных конференций

Научные конференции подразделяются на определенные виды, однако далеко не каждый из них привлекателен для студентов. Самыми интересными и пользующимися спросом считаются:

1. Научно-практические конференции;
2. Международные конференции;
3. Всероссийские конференции.

Кто организует конференции?

Организацией подобных мероприятий могут заниматься научно-исследовательские центры и институты, кафедры высших учебных заведений. Самое главное требование – всем должен заниматься доктор наук.

Форматы участия в конференциях

Проведение конференций может быть как в очном, так и заочном формате. Для каждого из них характерны свои плюсы и минусы.

Проведение конференции в очном формате позволяет собрать всех слушателей в одном месте, что дает людям возможность общаться, знакомиться и делиться знаниями и опытом.

Однако у таких конференций имеется ограничение: проводятся они в основном в крупных городах, и далеко не у каждого человека есть возможность их посетить.

Заочная конференция обходится дешевле, чем очное мероприятие, к тому же отсутствует проблема выдачи виз студентам: далеко не каждый учащийся может оторваться от учебы на несколько недель.

Размеры конференций

Практически все научные конференции делятся на два основных вида: международные и российские. Основным их отличием друг от друга является то, что в мероприятиях первого типа могут принимать участие слушатели из других стран. Соответственно, такие конференции выше ценятся в научном сообществе.

Место проведения конференции

План научного мероприятия составляется исходя из количества участников. Как только станет известна точная цифра слушателей, начинается поиск и аренда соответствующего помещения. Количество мест должно быть рассчитано на каждого студента и его сопровождающего.

Желательно выбирать помещения с хорошей акустикой, поскольку основной целью любой конференции является представление слушателям информации. Выступающего у микрофона человека должно быть четко и ясно слышно во всей аудитории.

При выборе помещения опираются на следующие параметры:

• Хорошая освещенность;
• Вместительность;
• Привлекательный внешний вид, хороший косметический ремонт;
• Наличие сцены, системы электропитания для оборудования;
• Чистота помещения.

Составление информационного письма и регламент мероприятия

Информационное письмо и регламент – документация, которая предоставляется организаторами мероприятия.

В регламенте перечисляются правила и положения конференции, ее план, сроки подачи заявок и порядок выступления участников. Также в нем указывается порядок, согласно которому на мероприятие отбираются участники.

Информационное письмо рассылается организаторами по всем учебным заведениям и научным организациям. В письме указывается вся необходимая информация, касающаяся проведения мероприятия: порядок его проведения, тематика.

В информационном письме должны перечисляться следующие данные:

• Задачи и цели проведения конференции;
• Анализ проблематики мероприятия;
• Языки, на которых будет проводиться конференция;
• Заочный или очный формат конференции;
• Образец заявки на участие.

Условия организации научной конференции

Процесс организации подобных мероприятий подразумевает несколько этапов:

• Сбор научного сообщества, главой которого обязательно должен быть профессор наук;
• Регистрация мероприятия в РИНЦ – обязательное требование;
• Регистрация книжных кодов УДК, ББК, ISBN либо поиск издательства-партнера, которое будет заниматься печатью сборников;
• Составление плана, рассылка соответствующей документации по учебным заведениям;
• Организация конференции;
• Распространение информации о конференции;
• Проведение мероприятия;
• Подведение итогов.

Организация научно-практической конференции

Научно-практическая конференция – мероприятие, в программу которого, помимо теоретической части, входит и практическая.

Организуется научно-практическая конференция аналогично любым другим подобным мероприятиям: составляется план, согласовывается смета расходов, в которой прописывается стоимость организации выступлений студентов.

Основным отличием научно-практической конференции является то, что она представляет собой не только прослушивание лекционного материала, но и чтение, обсуждение докладов, демонстрацию знаний студентами.

Организация международной конференции

Отличительной особенностью международных мероприятий является то, что принять участие в них могут участники из других стран. В большинстве случаев такие конференции заочные, а публикация научных статей и докладов по их результатам платная.

Продвижение конференции

К участию в конференции желательно привлекать как можно большее количество слушателей. Продвинуть мероприятие можно несколькими способами, что позволит привлекать порядка 100 человек ежедневно.

Рассылка электронных писем по высшим учебным заведениям

Электронная почта и рассылка приглашений на мероприятие – самый простой и эффективный способ продвижения. В электронном письме должна содержаться тематика конференции, регламент и положение, образец заявки на участие.

Реклама в интернете

Платная реклама в интернете помогает привлечь слушателей при организации конференций международного масштаба. Основным преимуществом такого способа продвижения является то, что подобные объявление визуально выделяются и хорошо заметны. Разметить рекламу можно посредством контекстной рекламы, различных платформ.

Социальные сети

Студенты часто пользуются социальными сетями, самыми популярными среди которых являются и . Продвинуть научную конференцию можно путем создания группы и приглашения в не студентов российских ВУЗов.

Создание собственного сайта

Официальный сайт мероприятия также позволит привлечь определенное количество слушателей. Желательно грамотно оформить и наполнить информацией ресурс. Все размещенные тексты должны быть лаконичными, полезными, информативными и интересными.

Онлайн-каталоги

Деканы ВУЗов и студенты нередко мониторят онлайн-каталоги научных мероприятий, проводимых в текущем году. По этой причине желательно размещать информацию на подобных ресурсах, что позволит привлечь людей.

Помимо преимуществ, подобные площадки для размещения информации имеют и свои недостатки:

• Высокая стоимость публикации. Наличие рекламы и ее просмотр не являются гарантом того, что человек согласится принять участие в конференции;
• Ограниченное количество размещаемой информации;
• Официальный сайт мероприятия не гарантирует привлечения слушателей. Чтобы вывести ресурс в ТОП, необходимо не только написать SEO-оптимизированные статьи, но и поднять его по рейтингу в городе, что требует вложения немалых средств.

Как за один день привлечь 100 слушателей?

За один рабочий день рассылки приглашений на научную конференцию при соблюдении всех правил и требований вполне реально привлечь как минимум 100 человек.

Ежедневно система Яндекс.Директ позволяет привлечь порядка 10 слушателей, рассылка по почтовым ящикам – еще 10, раскрученные группы в социальных сетях с количеством подписчиков более трех тысяч – 5 человек, так же, как и при наличии официального сайта мероприятия.

Процесс привлечения слушателей через различные научные площадки имеет определенные особенности:

• Можно контролировать данные о мероприятии;
• Наличие простого и легкого доступа к страницам для студентов. Информационные сайты о конференциях можно открыть посредством введения в поисковых системах простых просов;
• Бесплатное размещение данных;
• Автоматическая рассылка новостей подписавшимся каждую неделю;
• Круглосуточная техническая поддержка.

Источник: http://open-resource.ru/public/organizaciya-i-provedenie-nauchnoj-konferencii-podrobnyj-plan/

Конференция правила проведения

Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

Правила проведения пресс-конференций

В приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за пять-семь дней до открытия самой пресс- конференции.

Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей – изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов.

Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства – отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой.

Правило проведения конференции

Позже заполненный список приглашенных журналистов получает ведущий мероприятия.

Чтобы проведение пресс-конференции создавало атмосферу гостеприимства, нужно позаботиться о столах для журналистов, на которых следует поместить названия СМИ. Для журналистов подготавливают специальные презентационные пакеты, содержащие «раздаточный материал», куда входят пресс-релиз, список выступающих на пресс-конференции лиц, промо- и рекламные материалы.

Пресс-секретарь, на котором лежит проведение пресс-конференции, открывает мероприятие, объявляет его тему, затем представляет людей, которые дают пресс-конференцию.

Также в его обязанности входит слежение за регламентом. Пресс-секретарь обязан уметь вести диалог.

Он должен при возникновении в разговоре заминки заполнить появившуюся паузу.

На столе, за которым рассаживаются персоны, дающие пресс-конференцию, необходимо расставить таблички с их именами и занимаемой должностью.

Порядок проведения конференции

Тольятти; Жилкина Е.А.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЭКСПЕРТНОГО СОВЕТА КОНФЕРЕНЦИИ 7.1.

Для объективной оценки представленных работ формируются предметные экспертные советы.

Экспертный совет возглавляет председатель. 7.2.Состав экспертного совета формируется из работников высших и среднеспециальных учебных заведений,

Организация и проведение научной конференции: подробный план

Основным их отличием друг от друга является то, что в мероприятиях первого типа могут принимать участие слушатели из других стран. Соответственно, такие конференции выше ценятся в научном сообществе.

Выступающего у микрофона человека должно быть четко и ясно слышно во всей аудитории. При выборе помещения опираются на следующие параметры: Хорошая освещенность; Вместительность; Привлекательный внешний вид, хороший косметический ремонт; Наличие сцены, системы электропитания для оборудования;

18 отличных советов по организации конференций

Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом.

Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями. Сетевые: организуются венчурными капиталистами.

Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами.

Примеры — Macworld и CES Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения.

Важно, кто делает доклады и на какую тему.

Социальная деятельность сведена к минимуму. Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH.

Работы

Moneyprofy.ru

На столе президиума выставляют таблички с Ф. И. О. выступающих. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее: они либо заучиваются наизусть, либо прочитываются. Основные этапы пресс-конференции:

• Вопросы журналистов и ответы на них;
• Заключительное слово ведущего и закрытие.
• Встреча и регистрация представителей прессы;
• Выступления основных участников;
• Открытие, представление устроителей конференции;
• Вступительное слово ведущего;

После закрытия пресс-конференции, как правило, проводится неофициальная часть — фуршет или коктейль, причем беседы во время фуршетов оказываются иногда гораздо полезнее, так как в неформальной обстановке журналисты могут обратить внимание на волнующие их проблемы, связанные с темой пресс-конференции.

www.advertiser-school.ru Пресс-конференция является для многих компаний обязательной составляющей маркетинговой деятельности на рынке.

Организация и документирование работы конференции

Комиссия отвечает за подготовку удостоверений делегатов Конференции, организацию регистрации делегатов и ксерокопирование материалов Конференции. В завершение работы Комиссия составляет регламент проведения Конференции (приложение 5), а также готовит проекты документов, принимаемых Конференцией.

Все заседания Комиссии оформляются протоколами.

В случае проведения Конференции по выборам ректора на вакантную должность в обязанности Комиссии входит также: рассмотрение документов, поступивших от кандидатов на должность ректора вуза; подготовка списка кандидатов на должность ректора вуза и заключений по кандидатурам; подготовка формы бюллетеня для тайного ания для утверждения Ученым советом вуза; осуществление иных мероприятий, необходимых для проведения выборов ректора вуза.

В случае проведения Конференции по избранию Ученого совета вуза в обязанности

Организация международных конференций — это дело для профессионалов

Международная конференция: правила для Организатора Правило 1. Обратитесь к профессионалам.

Агентство, которое позиционирует себя, как профессионала в сфере услуг по организации и проведению подобных Мероприятий, снимет с Клиента проблемы с логистикой при работе с гостиницами, помещениями, потоками людей, регистрациями, меню, возвратом денег и т.д. Правило 2. Учитесь делегировать полномочия.

Масштабное событие требует множества помощников в организации. Нужно заниматься:

1. волонтерами, которым требуется постоянный микроменеджмент;
2. докладчиками;
3. юридическим сопровождением и т.д.
4. тематическим наполнением Мероприятия;
5. дизайном;
6. билетами;
7. спонсорами;
8. бюджетом;

Правило 3. Занимайтесь тем, в чем Вы — профессионал, а событийное агентство подумает обо всем остальном.

Об утверждении Положения о порядке назначения и проведения собраний, конференций граждан (собраний делегатов) (с изменениями на 29 ноября 2016 года)

Инициатором проведения собраний, конференций от имени населения городского округа Саранск может выступать инициативная группа жителей городского округа численностью не менее 50 человек.13. Инициатива проведения собрания, конференции граждан оформляется протоколом собрания инициативной группы, выдвинувшей инициативу.

Протокол собрания должен содержать следующие данные:о территории проведения собрания, конференции;о времени, дате и месте проведения собрания, конференции;о численности граждан, имеющих право на участие в собрании, конференции;фамилии, имена, отчества уполномоченных инициативной группы граждан по проведению собрания, конференции, которые от имени инициативной группы вправе осуществлять действия, необходимые для подготовки и проведения собрания, конференции.14.

При проведении собрания, конференции инициативная группа не менее чем за 30 дней до проведения собрания и за 45 дней до проведения конференции уведомляет об этом Совет депутатов.15.

Практика и процедура проведения конференций Правила процедуры

В виде исключения на Генеральной ассамблее ООН наблюдатели могут быть допущены к учас­тию в обсуждении, тогда как в Совете безопасности при­держиваются обычной процедуры. Официальные и рабочие языки Официальными языками считаются те, на которых публи­куются тексты и резолюции, а также проводятся дискус­сии.

Рабочие языки используются в дискуссиях и при пере­воде с/на зык участников конференций.

Источник: http://konsalt74.ru/konferencija-pravila-provedenija-67731/

Особенности организации конференции

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы.

Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции.

Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида.

Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

https://www.youtube.com/watch?v=CZ8M0ssiaSQ

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

• проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

• определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

• обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

• подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

• обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

• техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

— звуковое оборудование;

— световое оборудование;

— светодиодные экраны или проекторы.

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

• раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

Источник: https://rent4all.ru/Poleznoe/Osobennosti-organizacii-konferencii--ehtapy-podgotovki