Образец протокола рабочей встречи

Как составить протокол встречи [шаблон протокола встречи]

sh: 1: —format=html: not found

Сколько раз вы проводили одно и то же собрание только потому, что никто не запомнил содержание встречи, проведенной неделю назад? Подумайте об этом. Я уверен, что в повестке дня имеется, по крайней мере, один пункт, решение по которому принимается уже месяц. Вас это выводит из себя.

Что, если я скажу вам, что всего этого можно избежать, выполнив несколько простых шагов для составления эффективных протоколов встречи? К таким шагам относятся:

• Предварительное планирование
• Составление протокола встречи в реальном времени
• Ознакомление персонала с протоколом

Давайте определимся с тем, что такое протокол собрания

Само название слегка вводит в заблуждение, поскольку вы не составляете протокол соглашений или свод правил. Честно говоря, никому не нравится читать их, это не входит в ваши дальнейшие планы. Необходимо предоставить три вида основной информации: принятые решения, запланированные действия в перспективе и система отслеживания их выполнения.

Другими словами, протоколы собраний — это ощутимый результат взаимодействия после завершения совещания.

Что следует включить в протокол собрания?

• Дату и время проведения
• Имена участников и имена тех, кто не имеет возможности его посетить
• Решения по каждому пункту повестки дня, например, уже принятые или согласованные последующие действия
• Согласованные или отклоненные пункты повестки дня
• Время и дата следующего собрания

Предварительное планирование протокола собрания

Зафиксированный план упростит вашу работу. Все начинается с повестки дня. Правильно составленная повестка дня — уже половина сделанной работы. Почему? Она работает как основа собрания. Ниже приведены некоторые советы по составлению повестки дня, указанные в нашей другой статье.

Как только вы узнаете, о чем пойдет речь, набросайте план проведения собрания, который можно использовать для кратких заметок. Если вы делаете наброски от руки, вам такая схема будет особенно полезной.

Проверьте корректность записи решений, заметок, действий по пунктам. Делайте записи по мере возникновения идей. Так вы обеспечите высокую вероятность фиксации информации.

Если что-то неясно, лучше попросить разъяснений у ведущего, так как, возможно, и другим непонятны эти пункты. Честно говоря, некорректные записи могут привести к неправильным действиям, а это, безусловно, то, чего следует избегать.

Кроме того, не забывайте отмечать участников по мере их прибывания на собрание. Если вы не знаете всех по именам, просто дождитесь начала собрания, когда каждый должен представить себя.

Еще один момент относительно кратких записей — как быстро вы делаете заметки? Часто ли путаетесь в словах? Делайте аудио или видео запись собрания, чтобы ничего не прошло мимо вас. Не разбираете свой почерк? Извлеките запись и посмотрите, что вы упустили.

Как писать протокол собрания

После того, как вы закончили собрание, надо собрать свои записи и привести их в пригодный вид. Сделайте это по свежим следам. Проверьте полноту информации, но не злоупотребляйте объемом. Например, если на собрании состоялось горячее обсуждение вопроса, отметьте это. Какая была проблема и как она была решена? Думаю, такие обсуждения будут иметь место.

Что касается стиля письма, составляйте короткие, четкие предложения. Они должны быть простыми, легко читаемыми, без сложных слов или больших абзацев.

Предоставьте свои записи на ознакомление сотрудникам

Есть много способов поделиться своими записями с другими. Главное, сделать это как можно быстрее. Так каждый может быстрее приступить к выполнению задач.

Самый легкий способ. Создайте документ Google Docs и поделитесь им с остальной командой. Если вы не любите работать с подобного рода документами, есть масса простых и приятных альтернативных решений.

Являясь любителем записей, я перепробовал много вариантов взаимодействия с другими. Раньше для меня супер-вещью был Evernote. Он реально был крутым. Теперь это — Notion. Простота использования, множество различных опций.

Что может быть лучше? Попробуйте.

Вы хотите проводить продуктивные собрания и встречи?

Так вот. Именно этого вы и добьетесь. Тщательно составленная повестка дня и заметки — это первые и наиболее продуктивные шаги для проведения продуктивной встречи. Помните: у вас всегда должен быть при себе блокнот для важных заметок. Вам все равно придется их переписать. Хотите узнать больше о том, как провести эффективные встречи? Мы поделимся с вами.

Источник: https://zen.yandex.com/media/id/5d4dae6ff8ea6700b49d51e7/kak-sostavit-protokol-vstrechi-shablon-protokola-vstrechi-5dc8948d4052283fcdc46c83?feed_exp=ordinary_feed&from=channel&rid=1307471675.520.1573961617403.51835&integration=publishers_platform_yandex

Протокол совещания: образец и бланк документа

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(15 4,67 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

Протокол производственного совещания образец заполненный 2020

Деловые переговоры, беседы, собрания, дискуссии – все это виды совещательной деятельности организации, которые позволяют достичь результата, направленного на развитие.

Во время совещания ведется документирование его хода, определяются ответственные по ведению протокола, его оформлению и назначаются сроки хранения.

Чтобы все данные были оформлены верно, ответственный сотрудник использует образец формы протокола совещания.

Скачать протокол совещания — образец 2020 в doc

Скачать протокол совещания — образец 2020 в docx

Скачать протокол совещания — образец 2020 в pdf

Когда нужно составлять протокол совещания

Разнообразие целей и задач, стоящих перед сотрудниками предприятия, определяет сроки проведения совещаний, их периодичность и состав заседающих. Чаще всего они касаются:

• решения текущих проблем;
• стратегического планирования деятельности;
• своевременного реагирования на кризисные ситуации и поиска путей выхода из них;
• способов распределения доходной части;
• решений по инвестициям;
• кадровых вопросов и пр.

Решение о протоколировании того или иного заседания принимается непосредственно руководством предприятия или организации. Если принимается решение о том, чтобы вести протокол, образец документа должен присутствовать в списке бумаг делопроизводителя.

Особенности документа

Законодательно образец оформления протокола совещания не определен. Нет единой формы и требований к содержимому документа. Каждая компания вправе создать свой шаблон с использованием бланочной продукции. Более того, каждое подразделение имеет возможность создать форму под свои цели и задачи.

Например, сделать образец протокола совещания у руководителя, протоколы общего собрания, производственного совещания, деловой встречи коммерческого отдела и т.д.
Существует два вида фиксации совещаний: краткий и полный протокол. В первом случае — это оперативные данные регулярных совещаний, на которых поднимаются вопросы текущей деятельности предприятия.

В таких случаях можно использовать образец протокола оперативного совещания.

Во втором — четкая, последовательная, чаще всего дословная фиксация происходящего в процессе встречи или заседания.

Кто составляет протокол

Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или анием непосредственно участниками совещания перед его началом.

С учетом специфики занимаемой должности и достаточной подготовки для ведения протокола, обычно эта функция закрепляется за делопроизводителем ОК, секретарем руководителя, архивным работником.

Однако, в некоторых случаях, например, когда совещание проходит в закрытом режиме, обязанность ведения протокола может возлагаться на одного из присутствующих, вне зависимости от того, какую должность он занимает.

В случае, когда ответственное за оформление протокола лицо не имеет необходимого опыта, ему предоставляется образец протокола совещания для правильной фиксации событий и корректного составления документа.

Какие данные должны быть в протоколе

Если рассматривать заполненный образец протокола производственного совещания, то можно выделить две основные части: вводную и основную. Вводная должна содержать название предприятия или подразделения, данные председательствующего и секретаря, сведения о присутствующих и приглашенных лицах.
В основную часть протокола вносятся:

• список рассматриваемых вопросов (повестка дня);общий ход обсуждения;
• текст основного доклада (если таковой предусмотрен);
• фамилии, должности и тексты выступлений сотрудников;
• процесс согласования и принятия решений по ходу мероприятия, в т.ч. итоги ания по каждому из них.

Протокол подписывается председателем (зачастую им выступает руководитель организации) и секретарем совещания.

Здесь же в конце документа формируется список приложений, если они рассматривались по ходу обсуждения и влияли на принятие решений: упоминается название материалов, количество страниц, отмечается, прилагаются ли к основному документу оригиналы или их копии. Это может быть акт, справка, заключение комиссии и пр.

Как составить протокол: образцы

В интернете можно найти и скачать образец протокола совещания в формате Word, PDF или ТХТ и использовать его для разработки собственного бланка.

В кратком протоколе достаточно перечислить всех, кто взял слово в формате «ФИО, должность» и тезисами изложить суть вопроса.
Что касается полных протоколов, то помимо стандартной вводной части формы — шапки, основная состоит из отдельных блоков, включающих пункты:

• заслушаны: ФИО, должность, тема выступления;
• докладывали;
• постановили (решили).

Чтобы понять, как правильно вести протокол, можно найти не только форму бланка, но и примеры его заполнения. Нельзя не упомянуть и о том, что многие предприятия используют в качестве протокола совещаний аудио- и видеофиксацию.

Правила хранения документа

Образец протокола рабочего совещания может находиться у делопроизводителя или в канцелярии, а вот документы, оформленные должным образом, согласно действующим нормам, должны храниться в организации постоянно. Эта норма касается протоколов:

• советов, дирекции, правления, т.е. коллегиальных органов;
• научных и методических органов, экспертных и консультативных структур (комитеты, комиссии, советы);
• совещаний руководителя;
• заседаний трудовых коллективов;
• общих собраний акционеров и пайщиков.

Исключение — документы, составленные в процессе совещаний, проводимых структурными подразделениями организации, учреждения, компании или предприятия. Эти бумаги хранятся пять лет.

Скачать протокол совещания — образец 2020 в doc

Скачать протокол совещания — образец 2020 в docx

Скачать протокол совещания — образец 2020 в pdf

Источник: https://obrazec-dogovora.ru/protocol/protokol-soveshaniya-obrazec.html

Протокол рабочего совещания образец — Голос закона

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Каков образец оформления протокола совещания в организациях

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
2. Участкам  в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком.  Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
3. Только общий смысл можно записывать в документе.
4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

1. Темы обсуждения.
2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе.

Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
2. Полное наименование организационной структуры.
3. Каков вид документа о проведении собрания.
4. Указать какое мероприятие проводится.
5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
8. Результаты ания отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

Источник: https://uristdnya.com/pravo/trudovoe/ohrana/oformlenie-protokola-soveshhaniya-obrazets.html

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.

Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.

Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа.

Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается.

Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.

Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия.

Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации.

Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

Источник: https://FB.ru/article/367555/obraztsyi-protokolov-soveschaniy-kak-sostavit-protokol-soveschaniya-obrazets

Протокол встречи

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» — послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи — это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

Источник: https://formadoc.ru/entity/others/protokol-vstrechi/