Сколько хранить расторгнутые трудовые договоры
Срок хранения трудовых договоров
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета (для военнообязанных);
— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):
— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.
При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.
Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.
Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.
Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.
Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.
Сроки хранения документов
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.
2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.
Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Сроки хранения кадровых документов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов
и выписки из них, копии личных документов, характеристики,
листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания,
Рекомендуем к прочтению: Жалоба в министерство здравоохранения
премии, награды, ученые степени и звания
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников (в том числе
Характеристики работников, не имеющих личных дел
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,
заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,
не принятых на работу
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,
копии приказов, выписки из приказов, заявления,
командировочные заявления, командировочные удостоверения
и др.), не вошедшие в состав личных дел
* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
** Невостребованные — не менее 50 лет.
архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Срок хранения трудовового договора
Здравствуйте! Недавно обратился представитель работодателя и пояснив, что хочет разобрать архив, поинтересовался о сроках хранения трудового договора, и вообще личных дел и документов работников.
Давайте сейчас и попробуем в этом разобраться!
При этом личные данные сотрудников относятся к частной собственности, при трудоустройстве передаваемые работодателю (ст. 9 ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Работодатель вправе создавать архивы, для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу — личные дела работников, куда чаще всего включают: личные карточки работников, приказы по данному работнику (копии приказов), карточки выдачи средств индивидуальной и коллективной защиты, трудовые договора, копии документов предоставляемых работником при трудоустройству.
Абзац б) п. 4 ст. 22. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г. говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет. Но этот срок, распространяется только на те документы, что по результатам экспертизы ценности документов были включены в состав Архивного фонда РФ (п. 7. ст. 6. ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Источник: https://sudsistema.ru/category-24/srok-hraneniya-trudovih-dogovorov.php
Как хранить трудовые договора в организации?
«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.
В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.
Датирование трудового договора
Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации.
Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.
Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.
Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67).
Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму.
«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.
А нумерация?
Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?».
Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки.
А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил.
Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:
Трудовой договор
№ 00.
Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации.
Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника.
А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.
Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.
Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:
- Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
- Должность, место работы, контактный телефон.
- Вид работы, (основная, по совместительству).
- Срок трудового договора.*
- Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
- Дата и номер приказа о приеме на работу.
- Даты и номера изменений к трудовому договору.
- Номер дела, в которое подшит трудовой договор.
* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания.
При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.
Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.
Один экземпляр – на руки работнику
Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).
Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.
Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса).
Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.
Сомнительная экономия
На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора.
Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса.
Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.
Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству.
Где и как хранить трудовой договор
Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.
656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.
Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.
В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки.
При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров
Источник: http://naar.ru/articles/Trudovye-dogovory-objazatelno-registrirovat/
Как правильно хранить трудовые договора уволенных работников в архиве — Кредитный юрист
Нередко в оперативной деятельности службы защиты правопорядка, судам, либо иным государственным структурам нужно выяснить, действительно ли работал гражданин в этой организации, в указанное время и на указанной должности.
При разбирательствах в налоговой сфере дело может дойти до того, что в индивидуальном порядке необходимо освидетельствовать трудоустройство каждого человека, работавшего в этой компании.
Источник: https://sroorgru.com/gde-dolzhen-hranitsya-trudovoy-dogovor-s-rabotnikom/
Трудовые договора где хранить
Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.
Источник: http://lksmrf.ru/kak-hranit-trudovye-dogovora-v-organizatsii/
Сколько хранить расторгнутые трудовые договоры
Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника.
Ещё один вариант хранения трудовых договоров – создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.
В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела.
Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет.
Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа. Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.
То, как вы храните соглашения, большой роли не играет. Главное – следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил.
Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения. Существует 3 вида документов:
- Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
- Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
- Для постоянного хранения. Уничтожение таких дел не предусматривается.
- Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
- Хозяйственные договоры.
Срок хранения – такой же, как в первом случае.
- Трудовые договоры. , созданных до 2003 года, составляет 75 лет.
Документы с датировкой после 2003 г.
хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
Нанять грамотного архивиста, который отсортирует документы по необходимым критериям позволяющим своевременно их находить. Показать все Скрыть Показать все Скрыть Показать все Скрыть © 2005–2018 Архив Гарант Архивное обслуживание Обратная связь ФИО Эл. почта Телефон Ваше сообщение Ваш город Москва?
закрыть задайте их специалисту
Трудовой договор где хранится
при трудоустройстве передаваемые работодателю (ст.
9 ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Работодатель вправе создавать архивы, для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу — личные дела работников, куда чаще всего включают: личные карточки работников, приказы по данному работнику (копии приказов), карточки выдачи средств индивидуальной и коллективной защиты, трудовые договора, копии документов предоставляемых работником при трудоустройству.
Абзац б) п. 4 ст. 22. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г.
говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет.
Но этот срок, распространяется только на те документы, что по результатам экспертизы ценности документов были включены в состав Архивного фонда РФ (п.
7. ст. 6. ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Ранее существовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
Срок хранения трудовых договоров
Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.
Справка: для более эффективной работы на большом предприятии целесообразно создать свой отдельный архив.
В случае увольнения с контрактами поступают особым образом. Их отправляют в архив, где они находятся не менее 75 лет.
75-летний срок используется для сохранения документов обычных подчиненных.
Что касается руководителей, подчиненных, имеющих различные награды, и других служащих, то их документы хранятся бессрочно. Если ТД внесен в личное дело, то для передачи его обязательно необходимо правильно подшить.
Делается это следующим образом:
- они сшиваются вместе, при этом вначале нужно приложить бланк для описи, а в конце – бланк для заверения.
- со всех бумаг снимаются скрепки;
Затем документы помешаются в скоросшиватель.
Всё о сроке хранения трудовых договоров
Их отправляют в архив, где они находятся не менее 75 лет. 75-летний срок используется для сохранения документов обычных подчиненных. Что касается руководителей, подчиненных, имеющих различные награды, и других служащих, то их документы хранятся бессрочно.Если ТД внесен в личное дело, то для передачи его обязательно необходимо правильно подшить.
Делается это следующим образом:
- они сшиваются вместе, при этом вначале нужно приложить бланк для описи, а в конце – бланк для заверения.
- со всех бумаг снимаются скрепки;
Затем документы помешаются в скоросшиватель.
Все листы личного дела должны свободно переворачиваться.Когда контракты помещены в отдельные папки, перед отправкой с ними также необходимо провести определенные действия. Все ТД должны быть систематизированы по году увольнения, а также в алфавитном порядке.
Если документов слишком много, то кадровику следует разделить их на несколько томов.Срок хранения современных трудовых договоров составляет 75 лет.
Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников
Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем.
В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры.
Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.
Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.Процедура архивирования кадровых документов в организации Какие документы подлежат архивированию?
Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:
- о премировании — 5 лет.
- личные дела сотрудников — 75 лет,
- трудовые договоры — 75 лет,
Куда передаются документы из отдела кадров? Под архивом могут пониматься:
- специализированные учреждения, где собираются документы
Личное дело при увольнении сотрудника: сколько лет хранится после расторжения трудового договора?
В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений. Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.
Период хранения Категория данных 3 года документы граждан, не принятых на работу; 5 лет характеристики и резюме; бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки); 50 лет личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года; 75 лет личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года; дела тех, кто был командирован за границу; данные о доходах и имуществе гражданских служащих; документы касаемо реабилитаций; оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения); акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
Трудовой договор: виды, порядок и сроки хранения
Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.
Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.
https://www.youtube.com/watch?v=dD0tyBGu44I
Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается.
На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату. Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов.
Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации.В крупных учреждениях,
Сроки хранения трудовых договоров после увольнения сотрудников
Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:
- знание иностранных языков;
- все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
- дополнительные сведения и т. д.
Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание.
Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными.
На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.
Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа.
Как хранить трудовые договора
Удачи Вам!
Источник: http://konsalt74.ru/skolko-hranit-rastorgnutye-trudovye-dogovory-67731/
Трудовой договор: cроки его заключения и действия, правила хранения
С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:
- сведения об организации и работнике;
- занимаемая должность;
- место и характер работы;
- режим рабочего времени и отдыха;
- права и обязанности сторон;
- размер заработной платы,
- период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.
На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.
Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).
Особенности договора, заключенного на неопределённый срок
В случае если период работы составляет более, чем 5 лет, такой договор носит бессрочный характер. Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку. Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.
В случае если истек указанный соглашением срок, и ни одна из сторон не заявила о прекращении трудовых отношений, при этом сотрудник продолжает выполнять свои обязательства, то условие о срочности прекращает свое действие и отношения приобретают бессрочный характер.
Особенности договора, заключенного на определённый срок
Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
- на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
- когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
- в случае направления на работу за границу;
- если лицо проходит стажировку;
- в случае избрания в состав выборного органа;
- направление от службы занятости на временные, сезонные работы.
Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:
- если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
- если принимается пенсионер;
- при наличии медицинских показаний;
- для работы в районах Крайнего Севера;
- в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
- при проведении конкурса на вакантную должность;
- с творческими работниками;
- с руководителями и главными бухгалтерами;
- со студентами, обучающимися по очной форме;
- в случае работы по совместительству.
После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.
Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.
Порядок и срок хранения трудового договора
Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату.
Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г.
«Об архивном деле в Российской Федерации».
С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации.В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно.
Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.
Согласно п. 656 и 657 Перечня типовых документов от 25 августа 2010 г. № 558, личные дела работников и трудовые договоры, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации либо до момента её ликвидации.
Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются.
Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.
Где хранятся документы
Закон предусматривает хранение личных дел сотрудников организации в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.
Загрузка…
Нажимая на кнопку отправить, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Источник: https://pravo.team/trudovoe/dogovor/sroki-hraneniya.html
Сроки хранения трудовых договоров после увольнения сотрудников
Иногда, когда руководству организации следует решить те или иные вопросы определенной давности, им требуется поднимать архивы с данными бывших работников.
При этом последние могли уволиться 10, 20 или больше лет назад. Кроме того, сами соглашения с ними могут понадобиться спустя длительное время.
В связи с этим возникает вопрос, какой существует срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников и других документов.
Формирование личного дела
Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем присутствует такое понятие, как персональные данные, которые содержат все сведения о человеке, необходимые его работодателю при приеме на работу. Правила их хранения и применения устанавливается работодателем.
Что касается формирования личного дела каждого сотрудника, то организация решает самостоятельно, заводить ли их на каждого в отдельности или лишь на представителей руководящего состава. Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.
Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:
- опись (дополняется по мере поступления);
- анкета;
- личный листок;
- автобиография или резюме;
- копии справок о получении образования и паспорта работника;
- в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
- приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д. ;
- трудовой договор;
- аттестационные и другие данные.
Если из личного дела изымается какой-либо документ или же оригиналы заменяются копиями, это обязательно должно быть отражено в описи. При закрытии дела подшивается заявление об увольнении и копия приказа, затем его передают в архив на хранение.
Личная карточка сотрудника
Трудовой договор входит в состав личной карточки работника. В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ.
Заполняется она на основании таких документов:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- свидетельство о пенсионном страховании;
- для военных — бумаги о воинском учете;
- документы об образовании.
Иногда в зависимости от специфики работы компании в соответствии с законодательством могут потребоваться и другие документы, в частности, трудовой договор, если он был заключен. Также карточка включает в себя несколько разделов.
Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа. Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:
- знание иностранных языков;
- все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
- дополнительные сведения и т. д.
Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.
Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными. На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.
После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.
Сохранение данных
Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее.
Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф.
Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.
Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.
По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:
- личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
- выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
- реабилитационные данные;
- подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
- акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
- бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).
Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:
- резюме и автобиографии уволенных;
- характеристики;
- служебные и докладные записки;
- командировочные удостоверения;
- копии приказов и выписки из них;
- заявления.
Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.
Необходимость поднятия старых договоров
Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.
Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.
Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.
Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.
Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность.
Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода.
Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.
Работа с архивами
Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.
В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.
Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.
Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.
Источник: https://trud.help/docs/sroki-hraneniya-trudovyih-dogovorov/